ارتباطات برای موفقیت هر سازمانی ضروری است. این نوعی "سیستم گردش خون" هر شرکتی است. مدیران موفق، مدیران ارشد و متخصصان شایسته تا حد زیادی به دلیل مهارت های ارتباطی به موفقیت دست یافته اند. نحوه تقویت و توسعه همزمان ارتباطات بین فردی، گروهی و سازمانی در مقاله ما به تفصیل شرح داده خواهد شد.
فرایند ارتباط - چیست؟
ارتباطات رویه ای برای تبادل اطلاعات است که بر اساس آن مدیر اطلاعات لازم برای تصمیم گیری موثر را به دست می آورد و همچنین تصمیمات اتخاذ شده را به کارکنان شرکت می رساند. در مورد عملکرد ضعیف ارتباطی، تصمیمات ممکن است اشتباه باشد. مردم به خوبی درک نمی کنند که مقامات از آنها چه می خواهند، و این مملو از شکست در روابط بین فردی است. اثربخشی فرآیندهای ارتباطی اغلب توسطکیفیت تصمیمات و نحوه اجرای آنها در آینده.
اطلاعات نقش ویژه ای در اجرای ارتباطات بین فردی و سازمانی دارد. این نتیجه ارتباط است، تجلی بیرونی رویه ارتباطی. اطلاعات جایگاه ویژه ای در رفتار کلامی افراد دارد. از موضوعی به موضوع دیگر می گذرد. در عین حال، افراد، گروه ها یا کل سازمان ها می توانند به عنوان سوژه در اینجا عمل کنند.
ارتباط را می توان با انتقال ایده ها، نظرات، مهارت ها، حقایق، ادراکات یا احساسات انجام داد. مستلزم دریافت پاسخ مورد نظر در پاسخ است. در عین حال باید در نظر داشت که سیستم ارتباطات و اطلاعات سازمانی هر چند به هم پیوسته اند، پدیده های متفاوتی هستند. بنابراین، ارتباط تنها چیزی نیست که منتقل می شود، بلکه نحوه انتقال این «چیزی» نیز هست. اطلاعات تنها بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند ارتباط است.
سیستم ارتباط سازمانی
ارتباط فرآیندی است که در آن دو یا چند نفر اطلاعات خاصی را مبادله می کنند. هدف اصلی ارتباطات سازمانی دستیابی به درک اطلاعاتی است که باید مبادله شود. از این گذشته، واقعیت مبادله موفقیت روش اجرا شده را تضمین نمی کند.
سیستم ارتباطات سازمانی از چندین موضوع تشکیل شده است:
- فرستنده - شخصی که ایده ای ایجاد می کند یا اطلاعاتی را برای انتقال انتخاب می کند؛
- کانال- وسیله ای برای انتقال مجموعه ای از اطلاعات؛
- گیرنده - شخصی که اطلاعات را دریافت می کند و آن را تفسیر می کند؛
- پیام - اطلاعات مستقیم کدگذاری شده در یک سری کاراکترهای خاص.
فرستنده و گیرنده دو نهاد اصلی هستند. در طول فرآیند ارتباط، آنها چندین مرحله به هم مرتبط را پشت سر می گذارند. وظیفه آنها نوشتن یک پیام و استفاده از کانالی برای انتقال آن است به گونه ای که هر دو طرف ایده اصلی را به یک شکل تفسیر کنند. این کار نسبتاً دشواری است، زیرا هر مرحله بعدی می‌تواند معنای ایده را مخدوش کند.
چهار مرحله ارتباط بین فردی و سازمانی به این صورت است:
- ایجاد ایده؛
- کدگذاری و انتخاب کانال انتقال اطلاعات مورد نظر؛
- انتقال اطلاعات؛
- رمزگشایی.
کمی بیشتر در مورد هر مرحله.
عناصر ارتباط
اغلب، فرآیند ارتباط می تواند تنها چند ثانیه طول بکشد، و بنابراین، تشخیص هر مرحله خاص در آن بسیار دشوار است. با این وجود، جامعه شناسان چهار مرحله اصلی از فرآیند ارتباط را شناسایی و تجزیه و تحلیل کردند.
مرحله اول ایده پردازی نام دارد. ارتباطات سازمانی رویه ای است که با تدوین اطلاعات معین آغاز می شود. فرستنده با ارسال پیام مشکل را حل می کند. اغلب چنین تلاش هایی در مرحله اول با شکست مواجه می شوند، زیرا فرستنده زمان کافی را صرف فکر کردن درباره ایده نمی کند.
بسیاری از کارشناسان بر اهمیت، حتی غالب، تأکید می کنندارزش مرحله اول جفرسون دیویس، قهرمان جنگ داخلی آمریکا، یک بار گفت: «قبل از شروع به فکر کردن، شروع به صحبت نکنید». همیشه باید در مورد ایده ای که می خواهید به گیرنده انتقال دهید فکر کنید. شما باید از ارتباط و کفایت این ایده و همچنین موقعیت و هدف خاص مطمئن شوید.
مرحله دوم رمزگذاری و انتخاب کانال نام دارد. فرهنگ سازمانی ارتباطات مستلزم فرمول بندی مجدد ایده ای است که فرستنده می خواهد به نمادهای خاصی منتقل کند. این می تواند کلمات، حرکات، لحن یا چیز دیگری باشد. این کدگذاری است که یک ایده را به یک پیام کامل تبدیل می کند.
برای اینکه ایده به خوبی منتقل شود، فرستنده باید کانالی را انتخاب کند که با نوع کاراکترهایی که برای رمزگذاری استفاده می شود سازگار باشد. شناخته شده ترین آنها گفتار، نوشتار و انواع مختلف رسانه های الکترونیکی هستند: ضبط ویدیویی، ایمیل، رایانه و غیره. اگر کانال برای شکل فیزیکی شخصیت های انتخاب شده مناسب نباشد، انتقال مطالب امکان پذیر نیست. همچنین لازم به ذکر است که اگر کانال با ایده توسعه یافته در مرحله اول مطابقت نداشته باشد، می توان اثربخشی فرآیندهای ارتباطی را کاهش داد.
مرحله سوم در فرآیند ارتباطات بین فردی، گروهی یا سازمانی، انتقال مستقیم اطلاعات است. فرستنده از کانال برای ارائه پیام استفاده می کند - ایده رمزگذاری شده به صورت فیزیکی منتقل می شود.
در نهایت آخرین مرحله رمزگشایی نامیده می شود. گیرنده کاراکترهای دریافتی تشکیل شده توسط فرستنده را به آن ترجمه می کندافکار خود تکمیل ارتباط با فرمول بندی ایده توسط دو موضوع فرآیند مرتبط است.
انواع ارتباط
ارتباطات سازمانی فرآیندی گسترده و بسیار حجیم است که شامل عناصر مختلف بسیاری است. طبق رایج ترین طبقه بندی، رویه ارتباطی به داخلی و خارجی تقسیم می شود. فرآیند بیرونی، تعامل بین سازمان و محیط خارجی است. علاوه بر این، عوامل خارجی به شدت بر فعالیت های سازمان تأثیر می گذارد.
کسب و کارها از ابزارهای مختلفی برای برقراری ارتباط با اجزای محیط بیرونی خود استفاده می کنند. مصرف کنندگان بالقوه موجود اطلاعات لازم را از طریق تبلیغات یا سایر ابزارهای تبلیغ کالا دریافت می کنند. در اینجا یک تصویر مشخص که تصویر سازمانی را تشکیل می دهد از اهمیت بالایی برخوردار است.
نوع دوم ارتباط داخلی نامیده می شود. اینها پیوندهای درون سازمانی بین سطوح و بخش های مختلف هستند. آنها می توانند رسمی یا غیر رسمی باشند.
پیوندهای ارتباطی رسمی پدیده هایی هستند که توسط ساختار سازمانی شرکت، رابطه بین سطوح مدیریت و واحدهای عملکردی تعیین می شوند. ارتباطات غیررسمی به اصطلاح «کانال شایعه» است. شایعات همیشه به عنوان اطلاعات نادرست در نظر گرفته نمی شوند. مطالعات نشان می دهد که بیش از 80 درصد از شایعات سازمانی پایگاه رویدادی بسیار واقعی و مستدل دارند.
ارتباطات سازمانی گسترده ترین سیستم کانال های غیررسمی است. این ممکن است شامل انواع اطلاعات زیر باشد:
- تغییر ساختار سازمانی؛
- تبلیغات و نقل و انتقالات آتی؛
- جزئیات اختلافات سازمانی؛
- کاهش تولید آتی؛
- جلسات غیررسمی و غیره
طبق طبقه بندی دیگری، ساختار ارتباطات سازمانی بر اساس سطوح شکل می گیرد. بنابراین، فرآیندهای انتقال اطلاعات می توانند به صورت عمودی پیاده سازی شوند - یعنی می توانند نزولی و صعودی باشند. گروه نزولی فرآیندهای اطلاعاتی انتقال اطلاعات از یک سطح بالاتر به سطح پایین تر است - به عنوان مثال، زمانی که از یک کارمند در مورد وظایف، اولویت ها، نتایج مورد نظر و غیره سوال می شود. ارتباطات رو به بالا در قالب پیشنهادات، گزارش ها انجام می شود. ، یادداشت های توضیحی، و غیره.
همچنین باید فرآیندهای ارتباطی بین ادارات، بین کارگروه و مقامات، نمایندگان اتحادیه های کارگری و مدیریت و غیره را برجسته کنید.
انواع موانع ارتباطی
اثربخشی فرهنگ ارتباطات سازمانی را می توان به دلیل به اصطلاح موانع - موانع بین فردی به میزان قابل توجهی کاهش داد. در سطح سیستم، آنها به چندین نوع تقسیم می شوند.
اولین مانع ممکن است به دلیل شرایط ادراکی باشد. وظیفه یک مدیر یا هر نماینده دیگری از ساختار حاکم، درک ماهیت ادراک، تعیین «واقعیت برای فرد» است. مشخص است که مردم نه به پدیده های واقعی در محیط خود، بلکه به آن واکنش نشان می دهندراه های درک این پدیده ها با درک عوامل مؤثر بر ادراک، می توان بر بسیاری از موانع غلبه کرد.
شایع ترین مثال مانع ادراکی تضاد بین حوزه های فعالیت گیرنده و فرستنده است. اطلاعات یکسان بسته به تجربه آنها می تواند به طرق مختلف تفسیر شود. افراد با در نظر گرفتن علایق، دیدگاه ها، نیازها و وضعیت عاطفی خود می توانند اطلاعات را به صورت انتخابی دریافت کنند.
موانع ارتباطی سازمانی بعدی معنایی نام دارد. معناشناسی علم به کار بردن کلمات و معنا بخشیدن به آنهاست. اغلب برخی از کلمات منجر به سوء تفاهم می شوند، زیرا می توانند معنای خود را بسته به زمینه تغییر دهند.
موانع غیرکلامی سومین گروه از موانع ارتباطی هستند. ما در مورد هر شخصیتی به جز کلمات صحبت می کنیم. این یک لبخند، چهره ای پرتنش، ابروهای درهم، تماس چشمی و موارد دیگر است. به خصوص در اینجا لحن بسیار مهم است - دقیقاً چگونه کلمات تلفظ می شوند. به یک عبارت می‌توان یک شخصیت متفاوت، یک مفهوم عاطفی نابرابر داد.
بازخورد غیرموثر چهارمین عامل مشکل ساز در ارتباطات سازمانی است. همه ارزش حداقل واکنش به پیام ارسال شده را می دانند. در غیر این صورت، یکی از طرفین ارتباط را ناموفق می داند.
حل مشکل در سیستم ارتباطات سازمانی
در حال حاضر، چندین استراتژی توسعه داده شده استغلبه موثر بر موانع ارتباطی و بهبود کارایی ارتباطات در سطح کارکنان سازمانی.
در ابتدا، مدیریت شرکت باید به توسعه مهارت های ارتباطی کارکنان خود توجه کند. محبوب ترین روش تعامل بین افراد، گوش دادن فعال است. معنای این تکنیک در توانایی شنونده برای کمک به گوینده است که دقیقاً همان چیزی را که در ابتدا قصد دارد بیان کند، بیان کند. چندین اصل برای گوش دادن فعال وجود دارد:
- سوال بپرسید، اما حرف گوینده را قطع نکنید؛
- مصاحبه را به خود اختصاص دهید، فضایی دوستانه و گرم تشکیل دهید؛
- صبور باشید و از درگیری در مرحله یادگیری اجتناب کنید؛
- نشان دادن همدردی و علاقه به طرف مقابل؛
- سعی کنید عوامل حواس پرتی را خنثی کنید، از دخالت بیرونی اجتناب کنید.
دوم، روسا باید خواسته ها و ایده های خود را قبل از انتقال آنها روشن کنند. لازم است به طور منظم به مسائل و مشکلاتی که باید تبدیل به اهداف انتقال شوند فکر و تجزیه و تحلیل شود.
ارتباطات سازمانی کارآمد را می توان با استفاده از تکنیک هایی مانند ارائه بازخورد، "نگاه از بیرون"، حساسیت به مشکلات احتمالی و غیره به دست آورد.
ارتباطات بین فردی
هر شکلی از ارتباطات سازمانی تنها در صورتی موفق تلقی می شود که عناصر اصلی آن به صورت کیفی شکل گرفته باشد -پدیده های ارتباط بین فردی چگونه ارتباط بین دو یا چند موضوع را به درستی طراحی کنیم؟ برای شروع، چند اصل وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:
- بازگشت ناپذیری تخریب آنچه گفته شده یا ارسال شده است؛
- بازخورد به عنوان شرط ضروری فرآیند ارتباط؛
- برگشت ناپذیری و اجتناب ناپذیری ارتباطات بین فردی در جامعه.
سه شکل اصلی ارتباط وجود دارد. این یک دیالوگ، مونولوگ و چند گویی معروف است. این شکل اخیر است که نقش ویژه ای در ایجاد شکل سازمانی ارتباط دارد.
راههایی برای بهینه سازی فرآیندهای ارتباطی
به بازخورد توجه ویژه ای داشته باشید. این یک عنصر ضروری از ارتباطات سازمانی است. نقش این مولفه را نمی توان دست کم گرفت. این پاسخ است که فرآیند ارتباط را با کیفیت‌ترین و مؤثرترین حالت ممکن می‌سازد.
به خاطر داشته باشید که بازخورد باید به موقع و به وضوح ساختار یافته باشد. باید حاوی یک پیام اصلی بازنویسی شده و تعدادی سؤال روشن‌کننده باشد. ارزیابی پیام اصلی - هم منفی و هم مثبت - نامطلوب است.
رایج ترین و مطمئن ترین راه برای دریافت بازخورد، پرسیدن سؤال است. اغلب، آنها برای مقایسه پیام دریافتی با آنچه که گیرنده در ابتدا می خواست بشنود، مورد نیاز است. همین امر در مورد فرستنده نیز صدق می کند: او می تواند سؤالات اضافی را از گیرنده بپرسد تا مطالب ارسال شده را با آنچه در ابتدا قرار بود فرموله شود، مقایسه کند.
برایمدیریت مؤثر ارتباطات سازمانی، تلاش برای توسعه مهارت‌های ارتباطی فنی کارکنان - یعنی نوشتن یادداشت، استفاده از فکس، ایمیل و غیره ضروری است.
سیستم های مدیریتی و فرهنگ ارتباطات باید به وضوح ایجاد شود. سازمان‌های مدرن می‌توانند از «خط‌های داغ» از نوع شرکتی استفاده کنند - زمانی که کارکنان می‌توانند در هر زمان از تبادل اطلاعات استفاده کنند، سؤالات روشن‌کننده بپرسند، افکار و قضاوت‌های ارزشی خود را بیان کنند، پیک‌نیک‌های مشترک، گردش‌ها و غیره ترتیب دهند. همه اینها نمونه‌هایی غیررسمی از ارتباطات سازمانی هستند.
بنابراین، راه های زیادی برای بهبود اثربخشی ارتباطات سازمانی وجود دارد. در عین حال، یک سوال همچنان مطرح است: چرا اصلاً رویه های تبادل داده و ارتباطات ضروری هستند؟ چه معنایی دارند و چه معنایی دارند؟ بیایید سعی کنیم آن را بیشتر بفهمیم.
اهمیت ارتباطات در فرآیند سازمانی
دوره مدرن در توسعه فرآیندهای ارتباطی به ما این امکان را می دهد که این پدیده را به عنوان یک محصول تعیین شده توسط نیازهای تولید اجتماعی ارزیابی کنیم. عوامل سنتی مانند نیروی کار، زمین و سرمایه تنها در صورتی عمل می کنند که از روش های تبادل داده و ارتباطات به طور موثر استفاده شود.
ارتباطات به عنوان یک سیستم انتقال اطلاعات و پاسخ درک می شود. این مبادله دانش، مالکیت معنوی، انواع مختلف اطلاعات و غیره است. رویه تخصصی فعالیت های ارتباطی مدیریتی در این مقاله برجسته شده است.نوع خاصی از خدمات حرفه ای که هدف آن شکل گیری مؤثر و توسعه شایسته همه انواع سرمایه سازمانی است. این هدف تنها با استفاده از فناوری‌ها، ابزارها، روش‌ها و مکانیسم‌های خاص برای انتقال اطلاعات محقق می‌شود.
معلوم است که بدون ارتباط ارتباطی وجود ندارد و بدون ارتباط از وجود هیچ گروهی خبری نیست. بنابراین، ارتباطات یک شرط تعیین کننده برای توسعه گروه و زندگی آن است.
همه ارتباطات را می توان به دو گروه تقسیم کرد: رسمی و غیر رسمی. گروه اول شامل عناصری از نوع تجویز شده است، یعنی آنهایی که در فرآیند کنترل اتفاق می افتد. انواع ارتباطات غیررسمی سهم کمتری دارند. آنها خود به خود بوجود می آیند و اغلب مورد بحث قرار نمی گیرند. در عین حال، هر کارمند از واقعیت وجودی خود آگاه است.
یک مدیر یا رهبر دیگر باید بر وسایل ارتباطی به خوبی تسلط داشته باشد. استفاده صحیح از ابزارهای دریافتی در فرآیند ارتباط، غلبه بر موانع و موانع از جمله وظایف وی است.
رفتار سازمانی ارتباطات عبارت است از انتقال اطلاعات به مدیران و تصمیمات به مجریان. بدون فرآیندهای ارتباطی، ایجاد یک سازمان و همچنین تضمین هماهنگی فعالیت های انسانی غیرممکن است.
بنابراین، روش انتقال اطلاعات در همه چیز کمک می کند: به شما امکان می دهد ارتباطی بین یک سازمان خاص و محیط خارجی فراهم کنید تا سازماندهی کنید.تعامل همه کارکردهای مدیریت و ثبات تصمیمات اتخاذ شده.
انواع شبکه های ارتباطی
هنگامی که در مورد سیستم ارتباطات سازمانی صحبت می شود، لازم است مفهوم شبکه ارتباطی را مشخص کرد. دو واحد سازمانی که توسط یک خط به هم متصل می شوند کانال نامیده می شوند. در زمان انتقال اطلاعات، یک کانال می تواند دو یا چند واحد سازمانی را به هم پیوند دهد. اینگونه است که یک شبکه اطلاعاتی شکل می گیرد - یک اتفاق نسبتاً رایج برای هر سازمانی.
شبکه ها باز و بسته هستند. موارد باز هیچ مانعی برای جریان اطلاعات از طریق کانال های موجود ندارند. به عنوان مثال، این یک "زنجیره" است - یک اتصال خطی برای انتقال اطلاعات. "زنجیره" برای عملیات های تکراری و معمولی موثر است، اما برای کار در شرایط دائما در حال تغییر مناسب نیست. یک طرح مشابه "چرخ" است. همه اطلاعات دیر یا زود به کارمندی می رسد که یک موقعیت مرکزی را اشغال می کند.
شبکه های بسته در نحوه انتشار اطلاعات محدود هستند. آنها توسط سازمان هایی استفاده می شوند که اسرار تجاری را حفظ می کنند.
