سردرگم شدن در چرخه وقایع زندگی بسیار آسان است. بزرگسالان به کودکان آموزش می دهند که زمان خود را به درستی تقسیم کنند، که اغلب همه چیز را به بعد موکول می کنند. به عنوان یک قاعده، این "بعدا" هرگز نمی آید. همه موارد برنامه ریزی شده به آرامی توسط دیگران کنار زده می شوند و در نهایت به یک توده مداوم از وظایف حل نشده تبدیل می شوند.
مشکل اغلب در تعداد موارد نیست، بلکه در یک برنامه غیرمنطقی تنظیم شده است. مردم توجه کافی به برنامه ریزی فعالیت های خود ندارند. اما، با صرف مقدار زیادی از زمان شخصی برای یادگیری اصول مدیریت زمان، می توانید در آینده به میزان قابل توجهی در زمان صرفه جویی کنید. سپس در زندگی نه تنها برای مشکلات ابدی، بلکه برای خود و خانواده تان نیز مکانی وجود خواهد داشت. یکی از ساده ترین و موثرترین تکنیک های برنامه ریزی، اصل آیزنهاور است.
ماهیت این تکنیک چیست؟
اصل ماتریس آیزنهاور توزیع شایسته وظایف بسته به درجه اهمیت آنها است. این کمک می کند تا کل لیست وظایف را به مهم و غیر مهم، فوری و نه خیلی مهم تقسیم کنید. با استفاده از ماتریس، می توانید مدت زمانی را که برای حل مسئله مورد نیاز است تعیین کنید.به هر حال، چیزی نیاز به توجه بیشتری دارد و برخی چیزها ارزش پنج دقیقه صرف کردن برای آنها را ندارند.
برای رسیدن به موفقیت، باید از الگوریتم خاصی پیروی کنید. ترتیب اقدامات لازم بستگی به اولویت وظایف دارد. به عنوان یک قاعده، عوامل مختلفی در تمرکز بر یک هدف اختلال ایجاد می کنند: مشکلات شخصی، افراد اطراف شما، عادات و غیره. روش آیزنهاور می تواند به خلاص شدن از شر نقاط ضعف و تمرکز فقط روی اقدامات مفید کمک کند.
این اصل چگونه پدید آمد، چه کسی آن را شکل داد؟
سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده آمریکا، دوایت دیوید آیزنهاور، اصل توصیف شده مدیریت زمان را اثبات کرد. این سیاستمدار نمی توانست یک وظیفه را حل نشده بگذارد، بنابراین سعی کرد برنامه خود را تا حد امکان منطقی و بهینه کند. در نتیجه، آیزنهاور همه وظایف را به یک ماتریس تبدیل کرد.
امروز، کارکنان اداری، مدیران و رهبران ارشد از روش رئیس جمهور استفاده می کنند. این نشان می‌دهد که این روش اولویت‌بندی واقعا مؤثر و مرتبط است.
ماتریس دوایت آیزنهاور چیست؟
مربع آیزنهاور (یا اصول برنامه ریزی زمان) بر اساس ساخت یک ماتریس است. پایه های ماتریس، محور اهمیت (آبسیسا) و محور فوریت (مرتب) هستند. تقاطع متقابل آنها چهار مربع را به دست می دهد که هر کدام از آنها با توجه به توزیع آنها با وظایف پر شده است.
بنابراین، برای شروع، باید تصمیم بگیرید که چه چیزی مهم و چه چیزی فوری است. چیزهای مهم بیشترین تأثیر را در موفقیت دارندنتیجه، و کارهای فوری نیاز به اجرای فوری دارند. به طور کلی، تصویری شکل می گیرد که تصویری کامل از وضعیت امور به دست می دهد.
ماتریس به شما امکان می دهد اولویت های درست را تعیین کنید - چه چیزی می تواند منتظر بماند و چه چیزی به تعویق نمی افتد.
مربع A چیست؟
مربع اول که در گوشه سمت چپ بالا قرار دارد، مربع A نامیده می شود. مهمترین و فوری ترین وظایف در این خانه نوشته شده است. در حالت ایده‌آل، این مربع باید خالی باشد، زیرا زمان توزیع منطقی به شما امکان می‌دهد در اصل از وجود مواردی از این دست اجتناب کنید.
موضوعات عمده عبارتند از:
- مشکلات بهداشتی که معمولاً در نامناسب ترین زمان ها رخ می دهند؛
- چه چیزی ممکن است تأثیر منفی بر عملکرد داشته باشد؛
- کارهایی که اگر انجام نشوند، می توانند منجر به مشکلات جدیدی شوند.
خودکنترلی انسان مسئول پر بودن این مربع است. به هر حال، اگر هر روز موارد جدیدی در سلول A ظاهر شود، اصل آیزنهاور کمکی نخواهد کرد. در اینجا شما باید اصولاً به مدیریت زمان روی بیاورید، اما ابتدا باید با تمام مواردی که در آینده نزدیک مربع A را پر می کنند مقابله کنید.
با وجود بالاترین اولویت این مربع، می توان حل مشکلاتی که سلول را پر می کند به شخص دیگری منتقل کرد. اما این تنها در صورتی امکان پذیر است و کارها لزوماً به مشارکت شخصی نیاز ندارند.
معنای وظایف مربع چیستدر؟
این قسمت از ماتریس با فعالیت های روزانه پر شده است. به عنوان یک قاعده، هر چیزی که سزاوار بیشترین توجه است در اینجا گنجانده شده است. اینها مسائل مهمی هستند، اما فوری نیستند، که بیشتر آنها به فعالیت اصلی یک فرد مربوط می شود. فوریت کم کارها به شما این امکان را می دهد که تصمیمات ناگهانی نگیرید، و یک رویکرد سازنده و معقول این امکان را به شما می دهد که همه کارها را با کارایی بیشتری انجام دهید.
افرادی که اکثراً مسائل ربع B را حل می کنند بهره وری بیشتری دارند. با نتایج کاری خوب، چنین افرادی زمان کافی برای زندگی شخصی خود دارند، استرس دائمی را تجربه نمی کنند. این مربع شامل وظایفی است که اهمیت کمی دارند و شاید تا حدی روزمره باشند، اما فعالیت های انسانی عمدتاً از آنهاست.
وظایف بخش B تأثیر زیادی بر روحیه و وضعیت مادی دارد. اینها ورزش، رژیم غذایی، خواب، مطالعه و فعالیت‌های کاری هستند - چیزهایی که نمی‌توانید بدون آنها انجام دهید، اما معمولاً کمترین توجه را نشان می‌دهند و خیلی چیزها را به خودی خود می‌گذارند.
حالت های مربع C چیست؟
مربع C شامل مواردی است که شما را به هدف گرامی شما نزدیک نمی کند، بلکه برعکس، رویدادها را کاهش می دهد، اجرای کارهای واقعا مهم را به تعویق می اندازد. اغلب آنها نیاز به سرمایه گذاری فوری زمان دارند، اما حواس را پرت می کنند و به بیراهه می کشند. در اینجا مهم است که همیشه نتایج فعالیت ها و اهداف خود را به خاطر بسپارید و به مرحله دوم تغییر ندهید.
در این بخش، می توانید با خیال راحت کارهای خانه و قول هایی را که به شخصی داده اید، بگنجانید. به طور کلی، این خیلی زیاد نیستمهم به عنوان فوری.
مربع D چیست؟
برای افرادی که نمی دانند چگونه زمان خود را به درستی برنامه ریزی کنند، کارهای این میدان بیشترین زمان را می گیرد. این وظایف را می توان نه مشکلات، بلکه نگرانی های خوشایند نامید، که علاوه بر این، مطلقاً هیچ منفعت عقلانی ندارد. تأثیر مربع D باید، اگر حذف نشود، حداقل کاهش یابد.
استراحت را با نظارت بی‌هدف شبکه‌های اجتماعی، تماشای برنامه‌ها یا سریال‌های تلویزیونی، گپ‌های خالی تلفنی جایگزین نکنید. اوقات فراغت را می توان به نفع خود و دیگران سپری کرد: خانواده، عزیزان و دوستان.
اصل دوایت آیزنهاور کجا استفاده می شود؟
روش توصیف شده توزیع کار نه تنها برای منطقی کردن زمان استفاده می شود. تجزیه و تحلیل تسریع شده طبق اصل آیزنهاور، به عنوان مثال، برای تعیین کارکردهای ضروری تسهیلات خرده فروشی استفاده می شود. بهبود محصول در تمام مراحل چرخه عمر، آنالیز هزینه عملکردی (FSA) نامیده می شود. این اصل روش های اقتصادی و فنی را برای تعیین نسبت خواص محصول به هزینه آن ترکیب می کند. دومی باید منطقی باشد و نتیجه دهد.
اصل آیزنهاور در FSA چیست که توسط بسیاری از کارشناسان از کشورهای دارای اقتصاد بازار مورد مطالعه قرار گرفته است: فرانسه، آلمان، بریتانیای کبیر، ایالات متحده آمریکا. در نتیجه، مشخص شد که برای تعیین محدوده توابع مربوط به شی،رعایت تناسب بین ضرورت و هزینه آنها بسیار مهم است. اصل آیزنهاور در FSA تجزیه و تحلیل محصول و توزیع خواص آن به سه دسته است:
- دسته الف. کارکردهای اصلی یا اساسی: هدف مستقیم کالایی که تهیه آن به بودجه بیشتری نیاز دارد.
- دسته B. ویژگی های محصول ثانویه که مربوط به اصلی است. وجود چنین اضافاتی قابل استقبال است، اما عدم وجود آن تاثیر زیادی بر فروش ندارد.
- دسته C. ویژگی های اضافی که عدم وجود آنها به هیچ وجه بر کیفیت محصول تأثیر نمی گذارد. با اجتناب از خرج کردن بر روی افزونه هایی که کاملاً غیر ضروری هستند، می توانید مقدار زیادی صرفه جویی کنید.
تمرین اصل آیزنهاور
مطلقاً لازم نیست وظایف را دقیقاً به شکل ماتریس - در یک مربع توزیع کنید، اما در ابتدا می توانید این کار را برای اطمینان از دید انجام دهید. تبدیل نمای استاندارد ماتریس به چندین لیست یا یک طرح کلی که در آن موارد از مربع های مختلف با رنگ برجسته می شوند، راحت است. بنابراین، برای مثال، هر دو کار فوری و مهم (مربع A) را می توان با جوهر قرمز، مهم اما نه فوری با سبز (بخش B)، کارهای غیر مهم اما فوری (مربع C) با رنگ آبی، و سیاه - غیر مهم و غیر ضروری نوشت. فوری در عین حال، درجه اهمیت یک مورد خاص را نه در ذهن، بلکه روی کاغذ باید ارزیابی کرد. اینگونه است که وظایف شکل می گیرند و اجرای آنها واقعی تر می شود.
چرا باید از این روش استفاده کرد؟
اصلدوایت آیزنهاور می تواند به تغییر زندگی شما از نظر منطقی کردن زمان شخصی شما کمک کند. استفاده از این روش به شما این امکان را می دهد که زمان کمتری را صرف کارهای غیرضروری کنید و روی امیدوار کننده ترین چیزها تمرکز کنید و همچنین زمان کافی را برای استراحت مناسب اختصاص دهید و از به اصطلاح اتلاف وقت اجتناب کنید: تلویزیون، پرسه زدن بی هدف در وسعت وب و مانند.
کسی که اصول مدیریت زمان را در فعالیت های روزانه خود به کار می گیرد، طبق آمار نه تنها از دیگران موفق تر است، بلکه سالم تر است، زیرا استرس دائمی همراه با شلوغی و ضرب الاجل های ثابت را تجربه نمی کند. تعیین اولویت ها (اصل آیزنهاور یا هر چیز دیگری) به بهینه سازی فعالیت های زندگی شما در همه زمینه ها کمک می کند.
