کنترل داخلی و حسابرسی باید در هر شرکتی که منابع محدودی دارد و نمی‌خواهد ورشکست شود، مفتخر باشد. در وسعت روسیه، این جنبه ارتباط خود را هم از نظر قانونی و هم از نظر نهادی و حرفه ای از دست نمی دهد. بنابراین سازمان حسابرسی داخلی چیست؟
برخورد با اصطلاحات
بیایید به مفاهیم اولیه توجه کنیم و قبل از هر چیز به تحلیل حسابرسی داخلی خواهیم پرداخت. این عبارت برای نشان دادن فعالیت های تنظیم شده توسط اسناد داخلی سازمان برای کنترل جنبه های مختلف کار ساختار و واحدهای مدیریتی استفاده می شود که توسط نمایندگان نهاد مجاز در چارچوب تعیین شده انجام می شود.
مصرف نهایی اطلاعات می تواند هیئت مدیره، مجمع عمومی سهامداران یا اعضای یک شرکت، یک نهاد اجرایی و غیره باشد.
هدف دنبال شده کمک به پیوند مدیریت برای کنترل مؤثر عناصر مختلف سیستم است. وظیفه اصلی -ارائه اطلاعات قابل اعتماد در مورد موضوعات مختلف مورد علاقه. حسابرسان داخلی وظایف کلی را انجام می دهند:
- کفایت سیستم(های) کنترل را ارزیابی کنید. این به معنای انجام بررسی پیوندها، ارائه پیشنهادهای مستدل و منطقی با هدف رفع نواقص شناسایی شده و همچنین تهیه توصیه هایی برای افزایش کارایی مدیریت است.
- ارزیابی عملکرد. این امر مستلزم ارائه ارزیابی‌های کارشناسی برای جنبه‌های مختلف عملکرد سازمان‌ها و نیز ارائه پیشنهادهای مستدل در جهت بهبود آنهاست.
تنوع گونه
سیستم حسابرسی داخلی چه چیزی می تواند باشد؟ برجسته:
- ممیزی عملکردی سیستم(های) مدیریت. این به منظور ارزیابی بهره وری و کارایی هر بخش از فعالیت های اقتصادی انجام می شود.
- ممیزی متقابل عملکردی. کیفیت انجام وظایف مختلف و همچنین ارتباط و تعامل در کشور را ارزیابی می کند.
- ممیزی سازمانی و فناوری سیستم(های) مدیریت. در اعمال کنترل بر پیوندهای مختلف نمایش داده می شود. همه چیز مربوط به مدیریت مورد توجه است. توجه ویژه ای به عقلانیت تکنولوژیکی و/یا سازمانی می شود.
- ممیزی فعالیت ها. این شامل انجام یک بررسی عینی و تجزیه و تحلیل جامع از تمام زمینه های کاری و پروژه های در حال انجام به منظور شناسایی فرصت های بهبود است. بعلاوه،راستی آزمایی عناصری که سازمان را به محیط خارجی مرتبط می کند می تواند راه اندازی شود. به عنوان مثال می توان به اتصالات حرفه ای، تصویر و موارد مشابه اشاره کرد. در اینجا حسابرسان با این پرسش مواجه می شوند که نقاط قوت و ضعف کار سازمان را بیابند و ثبات موقعیت آن را در سیستم های درجه بالاتر و چشم انداز توسعه و رشد ارزیابی کنند.
- اگر ممیزی به طور همزمان بر روی چهار نکته قبلی انجام شود، آنگاه به عنوان حسابرسی جامع سیستم مدیریت سازمان تعیین می شود.
- بررسی مطابقت با مقررات. در این صورت مشخص می شود که آیا قوانین، مقررات و دستورالعمل های دستگاه های مدیریتی ساختار سازمانی رعایت می شود.
- بررسی مناسب بودن. مستلزم اعمال کنترل بر فعالیت‌های مسئولان از نظر عقلانیت، معقول بودن، مصلحت، سودمندی و اعتبار تصمیمات آنهاست.
جنبه نظری ساخت سیستم
پس نکات نظری را در نظر گرفتیم. اما خدمات حسابرسی داخلی چگونه شکل می گیرد؟ در ابتدا، دولت خط مشی ها و رویه های اجرایی شرکت را توسعه می دهد. اما کارکنان همیشه نمی توانند آنها را درک کنند، آنها اغلب به سادگی آنها را نادیده می گیرند و مدیران گاهی اوقات وقت کافی برای بررسی و تشخیص به موقع کاستی ها ندارند. به همین منظور است که خدمات حسابرسی داخلی ایجاد می شود. وظیفه آنها کمک به مدیران در امور کنترل، محافظت در برابر سوء استفاده از مقام و خطاها، شناسایی مناطق خطر و کار است.برای رفع کمبودها یا کاستی های آینده. علاوه بر این، آنها می توانند به شناسایی و رفع نقاط ضعف در سیستم های مدیریتی کمک کنند. همه اینها باید با بالاترین مقامات که اطلاعات برای آنها جمع آوری می شود در میان گذاشته شود.
مراحل ساختن یک سیستم
فرض کنید باید از حسابرسی داخلی با کیفیت بالا و کامل در شرکت اطمینان حاصل کنیم. برای انجام این کار، باید یک فرآیند چند مرحله ای را سازماندهی کنید که شامل مراحل زیر است:
- تحلیل انتقادی به دنبال مقایسه اهداف اقتصادی تعریف شده قبلی از عملکرد سازمان، استراتژی و تاکتیک های ساختار، مسیر اقدام اتخاذ شده، فرصت ها.
- توسعه و سپس مستندسازی یک مفهوم تجاری بهبود یافته که همه نیازها و نیازها را منعکس می کند. همچنین باید مجموعه ای از اقدامات را ارائه دهد که به آن اجازه می دهد در آینده با موفقیت اجرا و توسعه یابد. علاوه بر این، توجه به مهمترین نکات ضروری است. برای آنها می توان مفاد جداگانه ای تهیه کرد که بر پرسنل، حسابداری، عرضه، بازاریابی، نوآوری، تولید و فناوری، سیاست های مالی و سرمایه گذاری تأثیر می گذارد. آنها باید بر اساس تجزیه و تحلیل عمیق هر عنصر باشند و مناسب ترین گزینه ها را برای سازمان انتخاب کنند.
- تجزیه و تحلیل اثربخشی ساختار فعلی با تعدیل بعدی. مقرراتی در حال توسعه است که ساختار سازمانی را تحت تأثیر قرار می دهد، که در آن لازم است تمام پیوندهای سازمانی توصیف شوند، که نشان دهنده موارد اداری، عملکردی و روش شناختی است.تابعیت، زمینه های فعالیت، عملکردهای انجام شده، مقررات روابط. یک طرح گردش کار نیز ایجاد شده است.
- تاسیس واحد حسابرسی داخلی.
- توسعه رویه های استاندارد. ایجاد دستورالعمل های رسمی برای کنترل تراکنش های اقتصادی و مالی خاص را فراهم می کند. آنها برای ارزیابی سطح کیفیت (قابلیت اطمینان) اطلاعات، مدیریت موثر منابع و ساده کردن روابط بین متخصصان ضروری هستند.
چرا کنترل داخلی و حسابرسی ضروری است؟
مصلحت چنین تصمیمی را می توان در پایان نامه های زیر بیان کرد:
- به بدنه اجرایی اجازه می دهد از کنترل مؤثر بر بخش های فردی سازمان اطمینان حاصل کند.
- بررسی های هدفمند و تجزیه و تحلیل انجام شده توسط حسابرسان امکان شناسایی ذخایر تولید و پایه گذاری افزایش کارایی و همچنین امیدوارکننده ترین زمینه های توسعه را فراهم می کند.
- متخصصانی که اعمال کنترل بر دوش آنها غالباً وظایف مشاوره ای را در رابطه با حسابداری و خدمات مالی و اقتصادی انجام می دهند و همچنین مسئولان سازمان اصلی، شعب و شرکت های تابعه آن.
در چنین مواردی، به عنوان یک قاعده، از یک طرح کلی برای اطمینان از حداکثر پوشش و اثربخشی استفاده می شود. چیزی شبیه این به نظر می رسد:
- طیف خاصی از مسائلی که باید توسط بخش حسابرسی داخلی مورد توجه قرار گیرد، شناسایی و به وضوح تعریف شده است. برای آنها، سیستمی از اهداف ایجاد می شود، متناظرخط مشی شرکت.
- عملکردهای اصلی لازم برای دستیابی به اهداف تعیین شده است.
- ترکیب یکسان از شاخص ها در گروه ها و ایجاد واحدهای ساختاری بر اساس آنها که در پردازش، اجرا و دستیابی به آنها تخصص دارند.
- یک طرح رابطه در حال توسعه است که وظایف، حقوق و مسئولیت ها را تعریف می کند. این باید برای هر واحد ساختاری بررسی شود و نتیجه در مقررات و شرح وظایف ثبت شود.
- ارتباط همه عناصر سیستم در یک کل واحد. تعیین وضعیت سازمانی.
- ادغام بخش حسابرسی داخلی در سایر بخش‌های ساختار مدیریت شرکت.
- توسعه استانداردهای داخلی کار.
بعد از آن، می توانیم در مورد انجام ممیزی داخلی صحبت کنیم.
درباره اصول و الزامات
برای داشتن یک سیستم کارآمد چه باید کرد؟ برای انجام این کار، لازم است از رعایت نکات زیر اطمینان حاصل شود:
- اصل مسئولیت. بیان می‌کند که وقتی حسابرسی داخلی انجام می‌شود، شخص (گروهی از افراد) که حسابرسی را انجام می‌دهد باید مسئولیت انضباطی، اداری و اقتصادی را در قبال انجام نادرست وظایف خود بر عهده بگیرد.
- اصل تعادل. به طور جدایی ناپذیر با قبلی مرتبط است. بیان می کند که نمی توان به حسابرس وظایف کنترلی را بدون ارائه ابزاری برای انجام آنها واگذار کرد. همچنین، هیچ چیز اضافی نباید صادر شود که در فعالیت کاری استفاده نشود.
- اصل گزارش به موقع انحرافات. وی می گوید که هرگونه اطلاعات اضافی که در دوره ای که ممیزی داخلی انجام می شود باید در اسرع وقت به لینک مدیریت منتقل شود. اگر این شرط برآورده نشود و انحرافات نامطلوب تشدید شود، معنای کنترل از بین می رود.
- اصل مطابقت بین سیستم های مدیریت شده و حاکم. بیان می‌کند که سیستم کنترل باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا امکان تأیید مؤثر و کافی داده‌ها را فراهم کند.
- اصل پیچیدگی. می گوید که کنترل داخلی و ممیزی کامل باید اشیاء از انواع مختلف را پوشش دهد.
- اصل تفکیک وظایف. تقسیم وظایف بین متخصصان را به گونه ای فراهم می کند که سوء استفاده از قدرت را به حداقل می رساند و به افراد اجازه نمی دهد حقایق مشکل ساز را پنهان کنند.
- اصل تأیید و اجازه. این مقرر می دارد که هماهنگی رسمی کلیه عملیات مالی و اقتصادی جاری توسط مقامات مربوطه در چارچوب اختیارات آنها باید تضمین شود.
شرایط اساسی برای موفقیت
ما حسابرسی داخلی را به خوبی پوشش داده ایم. کیفیت های مورد نیاز برای افزایش سطح کارایی عبارتند از:
- ادعای تخلف. نیاز به ایجاد شرایط خاصی را فراهم می کند که سازمان یا کارمند آن (گروه آنها) را در وضعیت نامناسبی قرار دهد و موجب تحریک حذف انحرافات شود.
- اجتناب از تمرکز بیش از حد کنترل‌های اولیه روی یک فرد که می‌تواند منجر به گزارش نادرست و/یا سوءاستفاده شود.
- نیازمند منافع دولت است. همکاری منصفانه و متقابل مقامات کنترل و مدیریت باید تضمین شود.
- نیاز برای تناسب (قابل قبولی) روش کنترل داخلی. فراهم می کند که اهداف و مقاصد باید منطقی و مصلحت باشد و همچنین توزیع عملکردهای انجام شده.
- تقاضای بهبود و توسعه مستمر. با گذشت زمان، حتی پیشرفته ترین روش ها نیز منسوخ می شوند. بنابراین، سیستم باید منعطف و سازگار با وظایف جدید، حتی با تنظیمات.
- شرایط اولویت. کنترل بر عملیات جزئی نباید حواس خود را از کارهای واقعاً مهم پرت کند.
- حذف مراحل کنترل غیر ضروری. سازماندهی منطقی فعالیتها بدون صرف بودجه و نیروی کار اضافی ضروری است.
- شرایط مسئولیت واحد. تقاضا برای اقدام و مشاهده باید از یک مرکز واحد (فرد یا گروه خاص) باشد.
- الزام مقررات. اثربخشی سیستم نظارت داخلی مستقیماً به این بستگی دارد که اسناد نظارتی چه مشکلاتی و چه تعداد از آنها را پیش بینی کرده است.
- نیاز برای جایگزینی عملکردی بالقوه. اگر یکی از واحدهای کنترل داخلی به طور موقت از فرآیند بررسی انصراف داده باشد، این نباید بر رویه‌ها تأثیر منفی بگذارد یا فعالیتها را قطع کند.
درباره کارایی و اثربخشی
هنگام مقایسه حسابرسی خارجی و داخلی، دو اردوگاه مهم شکل می‌گیرد که هر کدام دیدگاه خاص خود را از مناسب‌ترین چیزی دارند. آنها مواضع خود را با استدلال های نسبتاً سنگین تأیید می کنند. بنابراین، یک حسابرسی داخلی خوب می‌تواند مبتنی بر دانش مکانیزم‌های داخلی سازمان باشد و بسیاری از نقاط بالقوه خطرناک یا امیدوارکننده را شناسایی کند، در حالی که مشارکت متخصصان خارجی اجازه می‌دهد تا همدردی شخصی را به حداقل برساند و از بی‌طرفی حسابرسی اطمینان حاصل کند. به طور کلی، هر سازمانی بسته به شرایط، تصمیم مستقلی در مورد استفاده از خدمات می گیرد، اما بهبود نتیجه کار بر عهده مدیران است.
چگونه عملکرد کنترل داخلی را بهبود بخشیم؟
همه ما با منابع کمتر چیزهای بیشتری می خواهیم. آیا می توان فرآیند حسابرسی داخلی را در نظر گرفت و اثربخشی آن را افزایش داد؟ کاملا. برای این کار چه باید کرد؟ ساده ترین گزینه توسعه هنجارهای اخلاقی و استانداردهای حرفه ای است. اگر آنها کافی باشند، یکی از رعایت آنها باعث می شود تا به کیفیت بالایی از کار دست یابیم.
علاوه بر این، مدیریت ارشد باید به طور دوره ای سیستم کنترل داخلی را بازرسی کند. بازرسان چه باید بکنند؟ پرتره ایده آل آنها چیست؟ موسسه حسابرسان داخلی از سال 1941 در ایالات متحده فعالیت می کند. در فدراسیون روسیه، این ساختار تازه در حال ظهور است، بنابراین ما از تجربه همکاران خارجی استفاده می کنیم. موسسه حسابرسان داخلیتعدادی سند توصیه را صادر کرد که در آن شرط اصلی روی آن است:
- استقلال. انجام بی طرفانه وظایف و بیان قضاوت های عینی دلالت دارد. در عین حال، نیازی به تکیه بر قضاوت همکاران ندارید.
- عینیت. این نکته مستقیماً از مورد قبلی پیروی می کند. عینیت مستلزم آن است که کار با مهارت و درستی انجام شود. هنگام تهیه گزارش، متخصص باید به وضوح واقعیت را از حدس و گمان جدا کند.
- وفاداری. این بدان معناست که حسابرسان داخلی نباید آگاهانه درگیر فعالیت‌های نامناسب یا غیرقانونی شوند که می‌تواند باعث بی‌اعتباری نتایج شود.
- مسئولیت. فرض بر این است که متخصص باید کار را صرفاً در چارچوب توانایی ها و صلاحیت حرفه ای خود انجام دهد. او همچنین باید پاسخگوی اعمال خود باشد.
- حریم خصوصی. در استفاده از اطلاعاتی که در حین انجام وظیفه به آنها دسترسی پیدا کرده اید باید دقت شود.
مثال پایانی
این پایان مقاله است. ما قبلاً بررسی کرده ایم که حسابرسی داخلی چیست. یک مثال دانش به دست آمده را تثبیت می کند. فرض کنید ساختار تجاری داریم. ناگهان، کاهش درآمد شروع به ثبت می کند، اگرچه حجم کار و گردش مالی تغییر نکرده است. برای کشف دلیل، حسابرسی مالی داخلی آغاز می شود. در ابتدا، آشنایی با اسنادی وجود دارد که حرکت وجوه را توصیف می کند.عملیات و مانند آن صحت طرح و عدم وجود آثار جعل در حال بررسی است. اگر در این مورد چیز مشکوکی یافت نشد، حسابرسی مالی داخلی به مرحله تطبیق وضعیت واقعی و وضعیت نمایش داده شده در اسناد می رود. به عنوان مثال، در انبار بررسی می کند که آیا مواد مشخص شده، قطعات خالی، قطعات تجهیزات واقعاً وجود دارند یا خیر. به مواد مصرفی نیز توجه می شود. بنابراین، اگر یک خودرو 100 کیلومتر در روز را طی کند و در عین حال 50 لیتر بنزین مصرف کند، باید مشکوک باشد. بررسی دقیق تمامی جوانب احتمالی وقوع کمبود، ضایعات و سرقت ضروری است. پس از تکمیل ممیزی داخلی، اسناد باید به سرعت به مدیریت ارشد ارائه شود تا از تشدید مسائل شناسایی شده جلوگیری شود و اتخاذ اقدامات اصلاحی سریع و کافی تسهیل شود.
