یادداشت توضیحی پروژه یکی از مدارک اساسی در درس یا پایان نامه محسوب می شود. در اینجاست که تمام اطلاعات لازم در مورد توجیه طرح انتخابی، توضیحات، محدوده، مشخصات فنی، تمام محاسبات لازم جمع آوری می شود.
برای تدوین صحیح و شایسته این سند، مطالعه عمیق ادبیات ویژه آموزشی، نظارتی و دوره ای ضروری است. یادداشت توضیحی پروژه باید تمام موضوعات اصلی موضوع را برجسته کند. این سند باید هم شامل تجزیه و تحلیل ادبیات و هم نتایج تحقیقات یا آزمایشات مستقل باشد، تمام ویژگی های ذاتی طرح یا بخشی باید در نظر گرفته شود، باید یک محاسبه پیچیده ریاضی از همه اجزای اصلی انجام شود.
هر پروژه، اعم از پایان نامه دانشجویی در مورد توسعه یک واحد جدید یا قطعه ماشین، معرفی تجهیزات جدید در تولید یا توسعه طراحی، طراحی معماری یک ساختمانیا سازه ها، لزوماً باید از دو بخش تشکیل شده باشد: طراحی و توضیح. در صورتی که هیچ یادداشت توضیحی برای پروژه معماری، پایان نامه یا ترم مقاله وجود نداشته باشد یا اشتباه اجرا شده باشد، بخش گرافیکی صرفاً تحولات نظری محسوب می شود.
قسمت متنی کار باید مطابق با استانداردهای قابل اجرا ESKD (سیستم اسناد طراحی واحد) و الزامات استانداردهای SPDS (سیستم مستندات پروژه برای ساخت و ساز) برای اسناد طراحی تهیه شود. برگه های دارای متن باید دارای فرم مناسب و کتیبه عنوان باشند، همه (به جز عنوان یک) شماره گذاری شده و در یک پوشه خاص ذخیره می شوند.
یادداشت توضیحی پروژه فارغ التحصیلی الزاماً باید دارای بخش های زیر باشد:
1. صفحه عنوان با نام موضوع پروژه.
2. محتوای کار - بخش ها و زیربخش های مربوطه، فهرستی از نقشه ها و نمودارهای پیوست شده.
3. مقدمه ای مشتمل بر مروری بر منابع مورد استفاده، بخش های تحلیلی و نظری.
4. بخش اقتصادی، اثبات کننده شاخص های فنی و اقتصادی طرح در حال توسعه است.
5. بخشی از محاسبات ایمنی برای عملکرد سازه و حفاظت از نیروی کار.
6. بخش پایانی شامل نتیجه گیری در مورد پروژه، اهمیت و منطق انتخاب است.
7. فهرست ادبیات و منابع استفاده شده.
8. برنامه های کاربردی (نمودارها، جداول و نقشه های طراحی).
یادداشت توضیحی بهپروژه باید دارای ساختار واضح و خط ارائه ثابت باشد. استدلال‌های متقاعدکننده و محاسبات دقیق، فرمول‌بندی‌های مختصر و واضح از ملزومات اصلی در تدوین بخش متن هستند.
یادداشت توضیحی پروژه بر روی کاغذ A4 انجام شده است. متن را می توان با دست با خطی واضح و قابل فهم نوشت یا با استفاده از فناوری چاپ ساخته شد. هنگام استفاده از تجهیزات اداری، متن باید دو فاصله داشته باشد.
