هنگامی که یک سیستم سازمانی ذکر می شود، به معنای ساختار خاصی است که از واحدهای جداگانه تشکیل شده است. آنها بر اساس ملاحظات خاصی به هم مرتبط هستند. یعنی بستگی به اهداف تعیین شده برای بخش ها و شرکت و با توجه به وظایف انجام شده دارد. این امر امکان حضور مدیران اجرایی (مراکزی) را فراهم می کند که می توانند تصمیم بگیرند و مسئولیت فعالیت واحدها را بر عهده دارند.
اطلاعات عمومی
مسائل مربوط به طراحی و شکل‌گیری سیستم‌های مدیریت سازمانی نه تنها برای شرکت‌های تازه ایجاد شده، بلکه برای آن دسته از ساختارهای تجاری که در حال حاضر در حال فعالیت هستند، مرتبط است، اما آنها باید در شرایط دیگری کار کنند. برای انجام این کار، تغییر ترکیب و ساختار وظایف انجام شده و وظایفی که باید حل شوند، ضروری است. اولین گام در این مورد، تجزیه و تحلیل ساخت و ساز رسمی است. توجه شدترکیب واحدهای ساختاری، تعداد کارکنان درگیر در آنها، نحوه مطابقت آنها با پیچیدگی و ساختار کار انجام شده و جنبه های مشابه.
در طول تجزیه و تحلیل، لازم است همه عناصر مهم سازمانی به ترتیب مورد مطالعه قرار گیرند. اینها شامل پشتیبانی و تعامل اطلاعاتی، تامین منابع و فناوری، انطباق منابع نیروی کار با تقاضاهای موجود و قابلیت تعویض است. هنگام مطالعه سیستم مدیریت سازمانی باید به دو سوال پاسخ داد:
- تا چه حد آنچه در حال حاضر وجود دارد می تواند به اجرای استراتژی اقدام انتخاب شده کمک کند یا مانع از آن شود؟
- کدام سطوح باید برای حل مشکلات خاص اختصاص داده شوند؟
جستجوی پاسخ
رویکردهای زیادی برای مقابله با اهداف وجود دارد. از آنجایی که در نظر گرفتن همه آنها مشکل ساز است، فقط به دو مورد توجه می شود:
- تنظیم ویژه وظایف و اهداف شخصی برای مجریان.
- تحلیل کوتاه سازمانی.
هر دو رویکرد با هدف آشکار کردن مشارکت شخصی کارکنان در دستیابی به وظیفه اصلی شرکت است. روش های مدیریت سیستم های سازمانی نیز مهم است. به طور خلاصه، شما باید با استفاده از روش های زیر عمل کنید:
- روش درون نگری. توجه ویژه ای به پرسنل اداری و مدیریتی می شود. هدف بهبود کارایی کارکنان استکار ذهنی تمرکز اصلی بر مشارکت در حل مشکلات، اجرای استراتژی شرکت و دستیابی به اهداف تعیین شده است. در واقع در این حالت حرکت از بزرگ به جزئیات ارائه می شود. دنباله زیر اجرا می شود: وظایف شرکت - استراتژی آن - اهداف - سازمان عملکردی. فقط پس از آن موقعیت ها - کارمندان - وظایف و انگیزه آنها.
- روش تحلیل از پایین به بالا. او در حال حاضر از کارگر فردی و وظایف و اهداف تدوین شده خود شروع می کند. این روش به شما این امکان را می دهد که کار تک تک کارکنان را با فعالیت های شرکت و استراتژی رونق در حال اجرا مرتبط کنید. اگرچه اغلب شکایت هایی وجود دارد که مفاد نظری به خوبی اندیشیده شده است، اما اجرای آن در عمل چیزهای زیادی را برای دلخواه باقی می گذارد.
بیشتر در مورد درون نگری
این روش به شما امکان می دهد توصیه های مؤثری را تهیه کنید که با هدف بهبود کل ساختار سازمانی و عملکرد شرکت از طریق کاهش کارهای تکراری، کاهش هزینه های مدیریت، تنظیم حجم کاری مدیران، تفکیک وظایف مجریان انجام می شود. نتیجه نهایی کار انجام شده چیست؟ سیستم مدیریت سازمانی که با استفاده از درون نگری ساخته شده است، جهت گیری بر روی چنین اصول و ایده هایی را فراهم می کند:
- مدیریت برای مدیریت واقعی دستمزد دریافت می کند. بنابراین بیشتر اوقات هدایت، اندازه گیری، آماده سازی و آموزش است. در آنکمک به برنامه ریزی، کمک در کارهای سازمانی، تنظیم برنامه های مالی، تجزیه و تحلیل وضعیت موجود و مواردی از این دست.
- رهبر باید به اندازه کافی افراد تحت فرمان خود داشته باشد تا تمام توجه او را حفظ کند. اما در عین حال، باید زمان کافی برای همه وجود داشته باشد.
- شما باید تلاش کنید تا تعداد پیوندها را در سازمان به حداقل برسانید.
- مجریان باید در تعداد محدودی از وظایف به خوبی طراحی شده شرکت کنند که تکمیل آنها مستقیماً دستیابی به اهداف سازمان را پیش خواهد برد.
- درک واضح از آنچه مدیریت می خواهد می تواند با ارتباطات ناکارآمد مخدوش شود. یک دلیل نسبتاً رایج تعداد بسیار زیاد پیوندها است. در نتیجه، توانایی ایجاد تغییرات، حل مستقل مشکل، یافتن راه‌های دیگر کاهش می‌یابد.
درون نگری در هر سازمانی امکان پذیر است. این روش شش مرحله دارد: آماده سازی، جمع آوری داده ها، پردازش اطلاعات، تجزیه و تحلیل، گزارش، کنترل بیشتر. در نتیجه، توصیه های کتبی صادر می شود که به مسائل مربوط به بهبود ساختار سازمانی می پردازد.
روش تحلیل از پایین به بالا
به لطف تعیین اهداف و مقاصد شخصی، دقیقاً چه میزان سهم کارمند در فرآیند دستیابی به مقادیر و پارامترهای تعیین شده ثابت شده است. توجه به:
- در نظر گرفتن شرایط مناسب برای ادغام فرآیند کاری هر کارمند با وظایف، اهداف واستراتژی هایی که کفایت ساختار سازمانی را تضمین می کند.
- ایجاد شرایطی که همه علاقمند به دستیابی به بهترین نتیجه باشند.
- روش تحلیل از پایین به بالا همچنین به شما امکان می دهد کار فردی را ارزیابی کنید.
لازم به ذکر است که رویکرد مورد بررسی نه تنها برای تحلیل، بلکه در حل برخی از مشکلات کلیدی مرتبط با مدیریت سازمان نیز قابل استفاده است. این موارد عبارتند از:
- تعریف فرآیند دستیابی به هدف از طریق گفت و گو در مورد تنظیم آن و راه رسیدن به آن.
- تمرکز کارکنان بر انتظارات عملکرد.
- تشکیل برنامه اجرای کار به دلیل مشخص شدن مهلت های حل برخی کارها.
- تسهیل مدیریت سیستم حقوق و دستمزد، توانایی ایجاد بستر معقول برای صدور پاداش برای انجام عالی وظایف و دستاوردهای خود در محل کار.
- بررسی اینکه آیا یک کارمند باید ارتقا یابد و درآمد خوبی داشته باشد.
بنابراین، این روش به خوبی با سیستم مدیریت سازمانی و قانونی تکمیل می شود که رویکردها را برای حداکثر تعداد موقعیت ها استاندارد می کند.
درباره توابع
اصلی ترین و مهم ترین آنها عبارتند از: سازماندهی، برنامه ریزی، تنظیم، هماهنگی، انگیزش، کنترل و تنظیم. این در ساختار، قوانین، فرهنگ، فرآیندها بیان می شود. مدیریت سیستم سازمانی را فراهم می کنداستفاده از مجموعه ای از روش ها و تکنیک ها، ترکیب منطقی آنها، رابطه ایجاد شده به منظور مدیریت عناصر در زمان و مکان. تلاش برای ایجاد مطلوب ترین شرایط ضروری است. در این مورد، وظایف مدیریت سیستم های سازمانی باید به وضوح مشخص شود، توافق شود، و مسئولیت های افراد مختلف باید محدود شود.
و اینها فقط کلمات نیستند. باید به خاطر داشت که کارکردها انواع خاصی از فعالیت های تخصصی مدیریتی هستند که در فرآیند تقسیم کار پدید آمده اند. هر یک از آنها در مجموعه ای از وظایف مدیریتی اجرا می شوند. همچنین باید به خاطر داشته باشید که توابع فعالیت های تکراری هستند. آنها می توانند توسط یک فرد، واحد یا گروهی از آنها انجام شوند. تعداد کارکردها و ترکیب به عوامل مختلفی بستگی دارد: مقیاس، سطح و ساختار توسعه تولید، اندازه سازمان، ارتباط شرکت با سایر امکانات مشابه، استقلال و سطح تجهیزات فنی..
وظایف خاص انجام شده
کارکردهای مدیریت باید جهت دهی و خدمت به فعالیت های سازمان باشد. هر یک از آنها باید یک هدف خاص، تکرارپذیری، یکنواختی محتوا داشته باشد. همچنین، توابع باید عینی باشند. این با نیاز به خود فرآیند مدیریت در شرایطی مشخص می شود که کار مشترک افراد تضمین می شود. علاوه بر این، کارکردها مبنایی برای تعیین اندازه و ساختار دستگاه اداری هستند. این باید همه نسبتاً منزوی را متحد کند، اگرچه به طور کلی به طور جدایی ناپذیری مرتبط هستندسازه های. از بسیاری جهات، آنها تحت تأثیر اهداف سیستم مدیریت سازمانی هستند.
فهرست توابع
برای درک بهتر این موضوع، بیایید به آنچه در عمل با آن دست و پنجه نرم می کنیم نگاه کنیم:
- عملکرد سازمان. در اجرای عملی طرح ها و برنامه ها مشغول است. از طریق ایجاد یک سازمان، تشکیل ساختار آن، توزیع کار بین ادارات و کارمندان و همچنین از طریق هماهنگی فعالیت های آنها اجرا می شود.
- عملکرد انگیزشی. این متخصص در تعیین نیازهای افراد و همچنین انتخاب موثرترین و مناسب ترین راه در این مورد برای رفع آنها می باشد. همه اینها برای اطمینان از حداکثر علاقه کارکنان در فرآیند دستیابی به اهدافی است که سازمان با آن روبروست.
- کنترل. برای شناسایی به موقع خطاها، خطرات قریب الوقوع، انحراف از استانداردهای لازم و ایجاد زمینه برای بهبود مستمر ضروری است.
ویژگی های اضافی
سازمان باید دارای: کافی باشد
- توابع رتبه بندی. آنها باید به عنوان فرآیندی برای توسعه ارزش های محاسبه شده علمی در نظر گرفته شوند. با کمک آنها، پارامترهای کمی و کیفی ارزیابی می شوند.
- عملکرد زمان‌بندی. برای تنظیم دقیق رفتار اشیا در فرآیند اجرای اهداف و وظایف تعیین شده برای کارکنان ضروری است.
- عملکرد هماهنگی. اطمینان حاصل می کند که سازمان سازگار است وکار هماهنگ در اجرای وظایف برنامه ریزی شده.
- عملکرد تنظیم. به طور مستقیم با کنترل و هماهنگی تلاقی می کند. اگر تحت تأثیر محیط خارجی / داخلی، انحراف از پارامترهای مورد نیاز رخ دهد، لازم است وضعیت را به گونه ای تنظیم کنید که در محدوده تعیین شده باشد.
درباره وظایف
نظام سازمانی برای دستیابی به یک هدف خاص ایجاد می شود. مثلاً کسب حداکثر درآمد ممکن. یا 100 میلیون روبل. هر چند ممکن است، اما در راه رسیدن به هدف، باید تعدادی از کارها را حل کنید که به شما امکان می دهد به آن برسید. لازم به ذکر است که آنها در مقیاس، پیامدها، اهمیت، تأثیر بر آینده و پیچیدگی اجرا متفاوت هستند.
وظایف مدیریت سیستم‌های سازمانی در بالاترین سطح از مهم‌ترین و ضروری‌ترین وظایف در حصول نتیجه است. به هر حال، اگر یک کارگر مردمی کار اشتباهی انجام دهد، باز هم می توان نسبتاً تحمل کرد. به خصوص اگر به سرعت شناسایی و متوقف شوید. در حالی که اشتباهات مدیریت ارشد خود عواقب بسیار مخرب تری دارد. علاوه بر این، متوقف کردن آنها بسیار دشوار است، برای این کار باید از حمایت سهامداران / بنیانگذاران استفاده کرد.
اما فرآیند شناسایی نیز مرتبط است. در واقع، در شرایط ما به گونه ای تنظیم شده است که مدیریت ارشد به طور دائم بررسی نمی شود. و شما می توانید متوجه شوید که روند وقایع آنطور که باید پیش نمی رود، چه با اعمال کنترل، در جریان قرار گرفتن از وقایع و چه با مشاهده یک ناهنجاری در گزارش، کهمدیران در اختیار مالکان قرار می دهند. برای انجام موثر وظایف تعیین شده، باید اطمینان حاصل شود که ساختار سازمانی مناسبی از سیستم مدیریت وجود دارد، که هیچ فرد غیر پاسخگو برای آن وجود نخواهد داشت.
درباره توسعه
سیستم های سازمانی مانند سنگ نمی ایستند. همیشه مقداری حرکت وجود دارد (نه لزوما برای بهتر شدن). اما اگر از اوج هزاره ها نگاه کنید، مدیریت سیستم های سازمانی و اقتصادی همچنان در حال بهبود و توسعه است. گاهی اوقات این امر تحت تأثیر توسعه روش ها و رویکردهای جدید است. پیشرفت علمی و فناوری نیز می تواند تأثیرگذار باشد. به عنوان مثال مدیریت بدون استفاده از فناوری اطلاعات چیست؟ حتی اگر شخصی در وضعیت یک کارآفرین انفرادی کار کند، رایانه / تلفن هوشمند به نگهداری سوابق، ارسال داده ها به خدمات مالیاتی، مقامات آمار و تعدادی از ساختارهای دیگر کمک می کند.
اما آیا می توان گفت که اکنون در توسعه توانسته است به تاج برسد؟ متاسفانه نه. حتی با وجود فناوری ها و روش هایی که در حال حاضر وجود دارد، هنوز برای خوشحالی زود است. از این گذشته، چه تعداد اکتشاف شگفت انگیز مختلف هنوز در انتظار بشریت در آینده است. به عنوان مثال، هوش مصنوعی را در نظر بگیرید. وقتی نمونه ای از این راه حل با شاخص های عملکرد خوب تهیه شود، کاری که کارمندی که نیازی به خواب، استراحت و دریافت حقوق ندارد می تواند انجام دهد، به سادگی او را متحیر کرده و مجبور می کند خود را با شرایط جدید وفق دهد.
