مراحل فرآیند ارتباط شامل سطوح خاصی برای رسیدن به هدف است. این فرآیند خود به معنای تبادل مداوم اطلاعات بین افراد یا گروه هایی از مردم است. هدف اصلی این است که اطمینان حاصل شود که اطلاعات توسط مخاطب دریافت شده و به طور کامل توسط او جذب می شود. همچنین مهم است که اگر درک متقابلی بین اعضای فرآیند وجود نداشته باشد، به این معنی است که هدف محقق نشده است.
ارتباط
فرایند ارتباط تبادل اطلاعات و اطلاعات بین دو شرکت کننده است. این خود را از طریق عملکردهای خاص نشان می دهد.
کارکردهای ارتباطی در سازمان مدرن:
- اطلاعاتی. شامل انتقال خود اطلاعات از هر ماهیتی است.
- مشوق. همه گزینه ها را برای تعامل بین افراد فعال می کند، به عنوان مثال، زمانی که شما نیاز به تأیید اقدامات خاص، سازماندهی افراد، تغییر حالت دارید.مخاطب یا باورهای او.
- ادراکی. مسئول ادراک ذهنی از یکدیگر، بر ارتباطات بعدی بین افراد تأثیر می گذارد.
- بیان. این بر ادراک یک فرد، وضعیت پیشینه عاطفی و روانی او تأثیر می گذارد.
کارهای پردازشی و اجزای آنها
فرآیند انتشار اطلاعات می تواند به منظور انجام وظایف خاص بازتولید شود. همه اینها به قیمت تمام می شود:
- الویت بندی و اهداف صحیح؛
- توضیحات در مورد بهترین روش استفاده از روش؛
- بررسی درک مطلب؛
- با در نظر گرفتن نظر خود مخاطب؛
- تبادل اطلاعات؛
- برنامه ریزی پیگیری متقابل؛
- اطلاع از رسیدن به هدف.
فهمیدن اینکه یک شخص دقیقاً چه چیزی از او خواسته شده است؛
مراحل فرآیند ارتباط نیز شامل وظایف خود تعامل است، بنابراین مبنای شکل گیری آنهاست. نکته اصلی این است که تمام ظرافت های این روش را بدانید. در این صورت هیچ مشکل احتمالی در تفاهم بین افراد وجود نخواهد داشت.
عناصر و مراحل فرآیند ارتباط
برای موفقیت در فرآیند ارتباط، نه تنها شناخت مفهوم فرآیند ارتباط ضروری است. مراحل اصلی نیز مهم هستند. فقط چهار نفر از آنها وجود دارد. فرآیند ارتباط و مراحل آن اطلاعات مهمی هستند که به درک متقابل بین شرکت‌کنندگان کمک می‌کنند.
- فرستنده. شخصی که مسئول تدوین یک ایده یا اطلاعات جمع آوری شده ای است که می خواهد به یکی دیگر از شرکت کنندگان در ارتباط منتقل کند.
- پیام. این شامل کل مجموعه اطلاعاتی است که به صورت کتبی یا شفاهی منتقل می شود. مؤلفه اصلی این اطلاعات یک ایده، برخی اظهارات واقعی، احساسات یا نگرش نسبت به مخاطب است. فرآیند انتقال اطلاعات به خودی خود شامل فردی است که در مورد آن صحبت می کند و منابع اینترنتی مختلفی را که می توانید بدون تماس چشمی اطلاعات ارائه دهید.
- کانال. ابزار خاصی است که از طریق آن اطلاعات منتقل می شود. مکالمات تلفنی مختلف و همچنین پست، نامه و انتقال شفاهی می تواند به عنوان یک کانال عمل کند. بنابراین، ابزار می تواند گزینه های مختلفی باشد که در نهایت اطلاعاتی را در اختیار مخاطب قرار می دهد.
- گیرنده. نشان دهنده شخصی است که در نتیجه انجام تمام مراحل، اطلاعاتی را که از قبل برای او آماده شده است دریافت می کند.
فرایند ارتباط، عناصر و مراحل آن مستلزم درک کامل پیچیدگی های مخاطب است، زیرا در صورت سوء تفاهم ممکن است عوارضی به شکل سؤال، پرخاشگری و نادیده گرفتن ایجاد شود.
اهداف مرحله
وقتی بین افراد تعاملی وجود دارد، هم مخاطب و هم مخاطب یک سری مراحل را طی می کنند. وظایف مراحل اصلی فرآیند ارتباط، ساخت یک پیام، استفاده از هر کانال انتخاب شده برای انتقال اطلاعات است. نکته اصلی این است که مطمئن شوید که تمام مراحل را طی می کنیدکیفیت اطلاعات تغییر نکرد به عبارت دیگر، باید به شکل اصلی خود باقی بماند.
مرحله
مراحل فرآیند ارتباط، تبادل اطلاعات، مراحل اصلی هستند که باید قبل از تکمیل فرآیند طی کنید.
- اول از همه، ظاهر یک ایده رخ می دهد؛
- کدگذاری آن و انتخاب کانال انتقال اطلاعات؛
- در واقع ارسال پیام به مخاطب؛
- فرایند تفسیر اطلاعات، یعنی توضیح؛
- در حال دریافت بازخورد.
ماهیت مسئله درک مراحل
مفهوم فرآیند ارتباط، عناصر اصلی، مراحل، اجزای تبادل اطلاعات هستند. اغلب این باعث عوارضی می شود که با درک ضعیف اصطلاحات همراه است. اساساً این مراحل ارتباط هستند که سؤالاتی را ایجاد می کنند، بنابراین دانستن تعریف آنها و همچنین اهداف و پیامدها مهم است.
ظهور یک ایده
مفهوم فرآیند ارتباط که عنصر اصلی آن دقیقا ایده است، برای ارتباط موفق بین افراد بسیار مهم است. اول از همه، مخاطب موظف است موضوعی را تنظیم کند که برای او و مخاطب موضوعی باشد. نقش خود فرستنده در این مرحله از فرآیند ارتباط مهم است، زیرا این اوست که اطلاعات را رمزگذاری می کند، آن را تجزیه و تحلیل می کند و آن را انتقال می دهد. آنچه مهم است این است که لازم است پیام نه تنها از نظر معنا معنادار باشد، بلکه برای دیگران نیز قابل درک باشد. اگر موضوع نامربوط باشد، ارتباط قبل از شروع به پایان می رسد.
قبل از ارسال اطلاعات به ظاهر آماده،باید با در نظر گرفتن عوامل زیادی آزمایش شود. البته اول از همه اینها نظرات طرف صحبت است. اگر مخاطب با فرد آشنا نیست، بهتر است با یک موضوع وفادار و خنثی در مورد آب و هوا و غیره شروع کنید. فقط پس از اینکه مخاطب از قبل برای فرستنده شناخته شد، می توانید گفتگوی عمیق تری را شروع کنید که معنای آن به علایق مشترک بستگی دارد.
رمزگذاری و انتخاب کانال
پس از گذراندن مرحله قبلی فرآیند ارتباط، اطلاعات هنوز "سبز" است، برای ارائه آن خیلی زود است. فرستنده باید او را با حرکات، کدهای مناسب مورد ضرب و شتم قرار دهد تا آدرس مورد علاقه را ببیند و پیام را کاملتر درک کند.
فرستنده همچنین حق انتخاب روش انتقال پیام را دارد، زیرا می تواند متفاوت باشد. اگر ارتباط زنده امکان پذیر نیست، ایمیل، پیام های ویدیویی یا صوتی یا یک پیام کوتاه ساده انجام می شود. امکان ارسال پیام کتبی نیز وجود دارد، اما امروزه افراد کمی از این نوع استفاده می کنند. نکته اصلی این است که اطمینان حاصل شود که اطلاعات به دلیل کانال استفاده شده تحریف نشده است.
در تئوری ارتباطات مدرن، فرض بر این است که بهترین راه برای انجام یک گفتگو یا چند گفتمان، استفاده از چندین راه برای انتقال اطلاعات است. به طور متوسط استفاده از دو کانال کاملا بهینه است. باید بین زمان انتقال اطلاعات از طریق دو کانال تفاوت وجود داشته باشد، زیرا یک پیام یک بار مصرف نسبتاً مضحک به نظر می رسد. مهم است که لحظه مناسب را انتخاب کنید و ابتدا رایج ترین گزینه کانال را اعمال کنید.
برای مثال، ابتدافرستنده پیامی را از طریق اس ام اس می فرستد و پس از مدتی موضوع را به صورت زنده با شخص مورد بحث عمیق تر در میان می گذارد. به این ترتیب ارتباطات موفقیت آمیز خواهد بود زیرا اطلاعات از طریق تکرار بهتر درک می شوند.
انتقال
در این مرحله، خود فرآیند فعال‌سازی کانال در حال انجام است، یعنی انتقال در حال انجام است. مرحله به خودی خود ارتباط نیست، نقش دستیابی به این هدف را انجام می دهد.
اطلاعات از طریق استفاده از کاراکترهای خاص از مخاطب به مخاطب دیگر منتقل می شود. سیستم های نشانه در بسیاری از انواع ارتباطات، به عنوان مثال، ارتباط کلامی و غیر کلامی ذاتی هستند. این شامل یک سیستم کاراکتر خاص است که یک شخص زمانی که می خواهد داده ها را به دیگری منتقل کند از آن استفاده می کند.
ارتباطات غیرکلامی تمام نشانه هایی را که یک فرد می تواند بدون کلام استفاده کند جمع آوری می کند. اینها ژست ها، حالات چهره، حرکات بدن، نگاه و بسیاری موارد دیگر هستند. همه این علائم مورد نیاز است تا فرستنده هرچه بیشتر بیان و معنای اضافی را به پیام اصلی وارد کند. این به این دلیل است که معمولاً ارتباط غیرکلامی به خودی خود رخ نمی دهد، بلکه افزوده ای به ارتباط کلامی است.
ارتباط کلامی شامل استفاده از حروف و صداهای الفبای یک زبان خاص به عنوان نشانه است. شخص این نشانه ها را به شکل خاصی می سازد و کلمات را دریافت می کند. اینها واحدهای مهم تری از فرآیند ارتباط هستند.
رمزگشایی
پس از دریافت اطلاعات توسط مخاطب، او به هر طریق ممکن رمزگشایی می کند، آن را به روش خود تنظیم می کند. یعنی خودشمرحله به عنوان ترجمه دریافت کننده از اطلاعات به افکار خود درک می شود. تمام شخصیت های منتقل شده توسط مخاطب به طور کامل توسط مخاطب جذب می شود و او قادر خواهد بود آنچه را که آنها می خواستند به او منتقل کنند، درک کند. مواقعی وجود دارد که پاسخ گیرنده مورد نیاز نیست، سپس ارتباط در این مرحله متوقف می شود.
این یک سیستم ارتباطی نابرابر را بیان می کند، زیرا در موردی که فرستنده اطلاعات را منتقل می کند، ابتدا ایده را با توجه به معنی فرموله می کند، سپس رمزگذاری می کند، انتقال می دهد. مخاطب به همراه گذر از مرحله رمزگشایی، معنای پیامی را که به او تحویل داده می شود، یاد می گیرد.
بازخورد
فرایند دریافت اطلاعات توسط گیرنده و پاسخ، مرحله ای است که فرستنده متوجه می شود که آیا پیام قابل درک است یا خیر. در این مرحله، گیرنده باید به فرستنده تبدیل شود تا افکار خود را به عنوان مدرکی دال بر درک کامل و اثبات موفقیت آمیز بودن ارتباط، بازگو کند.
ارتباطات تصریح می کند که کل فرآیند باید تمرکز دو طرفه داشته باشد. این لازم است تا در صورت سوء تفاهم، مخاطب چنین بگوید. سپس پیام دوباره به شکل قابل درک تر ارسال می شود. این تصور به ویژه در حوزه روابط بین رئیس و زیردستان مرتبط است. برای اینکه کار راحت، قابل درک باشد، بازخورد کارمندان ضروری است. در غیر این صورت پرسنل از کار و رئیس و مدیر از زیردستان ناراضی خواهند بود.
نویز
نویز به طور کلیلیست مراحل فضا را اشغال نمی کند، زیرا به احتمال زیاد فقط عاملی برای تکمیل تمام مراحل است. اما بسیار مهم است، زیرا نویزهای محیطی خارجی می تواند باعث ایجاد مشکلات در درک اطلاعات شود. همچنین، پیام ممکن است ضعیف شنیده شود، بنابراین مخاطب پیامی کاملاً متفاوت و نادرست را درک می کند. منابع نویز می توانند موسیقی بلند، صداهای ساخت و ساز، سیگنال های ماشین و موارد دیگر باشند.
برای اینکه سر و صدا باعث ایجاد مشکل در ارتباط نشود، باید مکانی آرام و آرام با فضایی دلپذیر و آرام انتخاب کنید.
