در زمینه های مختلف فعالیت اشخاص حقیقی و حقوقی، از سیستم طبقه بندی اسناد تایید شده در قلمرو فدراسیون روسیه استفاده می شود. جمع آوری، ذخیره سازی، گردش و استفاده از اوراق توسط رشته ای مانند کار اداری انجام می شود. در این مقاله تمام جنبه های آن را بررسی می کنیم. مفهوم و طبقه بندی اسناد، کارکرد آنها و سایر جنبه های موضوع را در نظر بگیرید.
کار اداری: مقررات کلی
برای شروع، لازم به ذکر است که پشتیبانی مستندات حوزه فعالیت خاصی است که شامل طراحی، تشکیل، ذخیره سازی و پردازش کاغذ می شود. این به نحوه ظاهر سند و اطلاعات موجود در آن، نحوه اجرای سازماندهی کار با آن است که به موقع بودن و صحت اتخاذ یک یا آن تصمیم مدیریتی، که درجاتی از اهمیت برخوردار است، تا حد زیادی بستگی دارد. مقالات فعالیت های شرکت ها، شرکت ها، شرکت ها را در نظر گرفته و منعکس می کنند. در این اتصالنگهداری سوابق به عنوان یک دستور قانون عمل می کند. در فرآیند حسابرسی، اولاً آن دسته از اسنادی که فعالیت های شرکت را ثبت می کنند، قابل بازنگری هستند.
چارچوب قانونی
قبل از تجزیه و تحلیل انواع اسناد و طبقه بندی آنها، توصیه می شود با چارچوب قانونی آشنا شوید. بنابراین، قانون فدرال، که اطلاعات و حفاظت از آن را تنظیم می کند، الزام به مستندسازی اطلاعات را ایجاد می کند و تعدادی تنظیمات اساسی را تعریف می کند. قانون هنجاری نامگذاری شده همچنین برای تنظیم روابط ناشی از توسعه و استفاده بعدی از فناوری اطلاعات در نظر گرفته شده است. لازم به ذکر است که اسناد اجباری توسط قوانین دیگر ایجاد شده است. به ویژه، قانون مدنی فدراسیون روسیه چارچوب قانونی فعالیت ها و رویه مربوطه را برای کار اداری تعیین می کند. قانون مالیات فدراسیون روسیه اسناد مالیاتی استاندارد را تعیین می کند که همچنین یکی از طبقه بندی اسناد را تشکیل می دهد. از طریق آنها، حسابداری برای کارهای تجاری افراد و سازمان ها و همچنین به موقع بودن کسر پرداخت های مالیاتی و هزینه ها به بودجه دولتی ارائه می شود.
علاوه بر این، قانون فعلی نمونه هایی از اوراق را تعریف می کند. بنابراین، قانون مدنی فدراسیون روسیه الزاماتی را برای محتوا و ترکیب قراردادهای تشکیل دهنده، موافقت نامه ها، منشورها و غیره پیش بینی می کند. مقررات، فرم‌های اسنادی را تعیین می‌کند که قرار است با روش‌های مختلف امروزی ارسال شوند.
طبقه بندی اسناد RF
شایان ذکر است که سیستم اداری کار اداری فدراسیون روسیه شامل طبقه بندی ماهیت چند سطحی است. بهتر است آن را با جزئیات بیشتری در نظر بگیرید. طبقه بندی اصلی اسناد وجود مؤلفه های زیر را فرض می کند:
- مقالات سازمانی و اداری. توصیه می شود در اینجا تصمیمات، پروتکل ها، دستورالعمل ها، منشورها، دستورات، مقررات گنجانده شود.
- مقالات مرجع و اطلاعاتی موجود در طبقه بندی اسناد با ماهیت عمومی. ما در مورد گواهی ها، تفاهم نامه ها، اعمال، تلگراف ها، نامه ها و غیره صحبت می کنیم.
- با توجه به پرسنل. توجه به این نکته ضروری است که این طبقه بندی اسناد شامل بیانیه ها، دفترچه های کاری، مشخصات، قراردادها، سفارشات و غیره است.
مرسوم است که چنین اشکالی از اسناد را به عنوان فردی، الگو و استاندارد مشخص کنید. نمونه های ارائه شده طبقه بندی اسناد را بر اساس هدف تشکیل می دهند.
سایر انواع اسناد
ارزش این را دارد که بدانید اسناد می توانند از نظر محتوا ساده یا پیچیده باشند. طبقه بندی اسناد حسابداری در محل پذیرش دلالت بر وجود اسناد خارجی و داخلی دارد. با قضاوت بر اساس مبدأ، آنها بین اسناد شخصی و رسمی تمایز قائل می شوند. با توجه به ماندگاری، مرسوم است که اوراق بهادار را به اوراق دائمی و همچنین بیشتر یا کمتر از 10 سال طبقه بندی کنید. مطابق با علامت تبلیغات، طبقه بندی خاصی از اسناد تنظیمی اتخاذ شده است که دلالت بر وجود اسناد سری و غیر سری دارد. باید اضافه کرد که گروه اول شامل محرمانه و کاملا می باشداسناد محرمانه با توجه به روش ضبط، مرسوم است که بین مواد صوتی، دست نویس، الکترونیکی، گرافیکی، عکاسی و فیلم و … تمایز قائل می شود. آخرین گروه بندی نیز طبقه بندی اسناد بر اساس ویژگی ها نامیده می شود.
اسناد فوری و غیر فوری
اوراق بهادار را می توان به فوری و غیر فوری طبقه بندی کرد. با توجه به مراحل، مرسوم است که پیش نویس، عصاره، اصل (به عبارت دیگر، اصل) و همچنین کپی ها را از هم تشخیص دهید. اسناد دولتی در یک دسته جداگانه گنجانده شده است. طبق قوانین جاری، ساختارهای مجاز دستورالعمل ها، دستورات، دستورالعمل ها، دستورات، مصوبات، فرامین و تصمیمات را صادر می کنند.
مستندات اولیه
توصیه می شود یک دسته نسبتاً حجیم از اسناد اولیه را جداگانه در نظر بگیرید. این شامل مقالاتی با اطلاعات پیشینه به دست آمده در فرآیند تحقیق، توسعه، مشاهده و سایر فعالیت های اجتماعی است. لازم به ذکر است که اسناد اولیه در بخش حسابداری در طول اجرای عملیات با اهمیت اقتصادی تشکیل می شود. این به عنوان مدرک یا مدرکی بر حقایق خاصی عمل می کند که قبلاً محقق شده اند. گروه اسناد منبع شامل گواهینامه ها، اعمال، صورتحساب ها، ضمانت نامه ها و غیره است. برای اکثر آنها، فرم های یکپارچه ویژه تایید شده است. به عنوان مثال، تا به امروز، اشکال خاصی از اسناد برای حسابداری عملیات تجاری، دارایی های ثابت، تسویه نقدی و نیروی کار ایجاد شده است.
جزئیات سند
اگر برای یک مقاله خاص فرم یکپارچه وجود نداشته باشد، یک فرم داخلی در شرکت تشکیل می شود. با این وجود، در هر صورت، جزئیات خاصی باید در آنجا وجود داشته باشد:
- نام سند.
- تاریخ تالیف.
- نام سازمان.
- ماهیت عملیات از اهمیت اقتصادی برخوردار است.
- دستگاه های اندازه گیری.
- فهرست کارکنانی که به عنوان مسئول عمل می کنند.
- امضای شخصی کارکنان مجاز.
کار اداری داخلی
مطابق دستورالعمل های مدیریت ساختار و به ابتکار روسای ادارات مستقل، تدوین مفاد مختلف مرتبط است. این گروه بندی مقالات شامل قوانین استاندارد و فردی است. لازم به ذکر است که محتوای دومی در درجه اول مربوط به واحدهای مدیریتی، بخش ها، کارگاه هایی است که بخشی از ساختار سازمانی شرکت هستند. اسناد معمولی، به عنوان یک قاعده، مربوط به کارگاه های تولید اصلی است.
لازم است بدانید که پیش نویس آیین نامه توسط پیمانکار تشکیل می شود و پس از آن با واحد حقوقی شرکت موافقت می شود. در صورت وجود اعتراض یا نظر، آنها در یک کاغذ جداگانه یا در نسخه دوم از نسخه فعلی ذکر شده است. عمل کلیدی ماهیت اداری در شرکت دستور مدیر است. با کمک این سند می توان رویه فعالیت ساختار، تصمیمات و دستورالعمل ها، انواع رویدادها، نتایج کار یا نتایج ممیزی را ترسیم کرد.
گزارش، توضیح و یادداشت خدماتی
یادداشت سندی است که واقعیت یا موضوع، نتیجه گیری یا پیشنهاد خاصی را بیان می کند. شایان ذکر است که می توان آن را برای مدیریت سازمان یا ساختار بالاتر ارسال کرد. یادداشت باید به عنوان یک نوع نامه، یکی از اشکال نوع مکاتبات داخلی در یک شرکت درک شود. به عنوان یک قاعده، از بخش های ساختاری به طور مطلق به هر مخاطب شرکت ارسال می شود. استثنا در اینجا راهنمایی مستقیم است. باید در نظر داشت که یک یادداشت می تواند توسط یک مقام خاص شرکت نیز ارسال شود. سند نامگذاری شده را می‌توان به‌عنوان آموزنده، فعال یا گزارش‌دهنده تعریف کرد.
یادداشت توضیحی باید به عنوان مقاله ای در نظر گرفته شود که به عنوان توضیحی در مورد محتوای برخی مفاد قانون اصلی (برنامه، گزارش، طرح) عمل می کند. علاوه بر این، او می تواند دلایل عدم اجرای دستورات رهبری یا نقض نظم و انضباط را توضیح دهد.
دستورالعمل
دستورالعمل ها در حال حاضر به دو گروه طبقه بندی می شوند. اسنادی که در دسته اول گنجانده شده اند، روند انجام یک فرآیند خاص در یک شرکت را تنظیم می کنند که در آن مقامات، بخش ها و غیره شرکت می کنند. لازم به ذکر است که شرح وظایف (گروه دوم) است که حقوق، وظایف، مسئولیت ها و عملکرد کارکنان خاص را تعیین می کند. این اوراق می تواند توضیحی بر رویه ای باشد که طبق آن دستورالعمل ها و قوانین (فرمان ها، دستورات و …) باید اجرا شود. باید اضافه کرد که شرح وظایفممکن است مدت زمان ثابت یا دائمی باشد. با این حال، اوراق بهادار دائمی هر 3 تا 5 سال یکبار بررسی و بازبینی می‌شوند.
نتیجه گیری
بنابراین، مفهوم، طبقه بندی اصلی اوراق بهادار و سایر جنبه های موضوع را در نظر گرفتیم. در پایان، لازم به ذکر است که امروزه کار اداری در قلمرو فدراسیون روسیه یک مقوله نسبتاً توسعه یافته است. در مرحله کنونی زندگی بشر، این فعالیت شامل حصول اطمینان از تشکیل شایسته و به موقع اسناد لازم و همچنین سازماندهی کار با اعمال (یعنی دریافت، انتقال، پردازش، آماده سازی، کنترل، ذخیره، ثبت، سیستم سازی، آماده سازی برای بایگانی و تخریب). مقررات فناوری اداری مطابق با تعدادی از زمینه ها اجرا می شود. توصیه می شود استانداردسازی، مقررات قانونی، و همچنین تشکیل اقدامات قانونی، نظارتی و روش شناختی با اهمیت ملی را شامل شود.
به هر شکلی، سازماندهی و نگهداری سوابق بعدی مستلزم حضور اجباری مهارت های خاص و دانش حرفه ای است. بنابراین برای اجرای این کار در شرکت ها بخش ها یا خدمات مناسبی ایجاد می شود. شایان ذکر است که در شرکت های کوچک، منشی ها به کارهای اداری مشغول هستند و کارمندان مجاز توسط رئیس مسئول وضعیت اسناد شرکت هستند. در هر صورت، هر گروه بندی اسناد باید جایگاه خود را داشته باشد. معمولا آنها را در کابینت های نسوز مخصوص نگهداری می کنند. ودر نهایت، کارمندان ممکن است به دلیل نگهداری نامناسب سوابق تحت تعقیب انضباطی قرار گیرند. این را باید هنگام به کارگیری دانش در عمل به خاطر بسپارید.
