این مقاله برای مفاهیمی مانند اسناد ورودی و خروجی، جریان سند و ساختار آن، جریان سند، حالت و چرخه آن، اسناد داخلی و خارجی توضیحاتی ارائه می دهد. راه های برجسته سازی اطلاعات لازم و ذخیره آن در پرونده های جاری و بایگانی در حین کار اداری آورده شده است.
انواع جریان اسناد
در این عصر اطلاعات، تصور عملکرد هیچ ساختار تولید، مصرف، تنظیم یا توزیع بدون مستندسازی غیرممکن است. کار با اسناد در کاغذ اطلاعات و رونق الکترونیکی امروز به طور فزاینده ای پیچیده می شود. حاملان اطلاعات در حال تغییر هستند، افرادی که آن را پردازش می کنند در حال تغییر هستند، زمینه قانونی استفاده از اطلاعات در حال تغییر است. مفهوم و ساختار جریان سند نیز در معرض تغییر است.
سند به عنوان واحد جریان سند
یک سند اطلاعاتی است که در قالب هر شیء مادی ثبت می شود. یک سند می تواند یک عکس، ویدئو، ضبط صدا باشد، البته ناگفته نماندرسانه ها و فایل های کاغذی اما یک سند تنها در صورتی تبدیل به سند می شود که دارای تعدادی الزامات لازم باشد. این الزامات جزئیات نامیده می شوند و ویژگی های اجباری هستند که توسط قانون یا مقررات برای انواع خاصی از اسناد تعیین شده است. برای ثبت اسناد سازمانی و اداری، به عنوان مثال، GOST R 7.0.97-2016 وجود دارد. یکی از مهمترین جزئیات تاریخ سند (گاهی اوقات حتی زمان) است.
جریان سند چیست
جریان اسناد حرکت اسناد بین نقاط ایجاد اطلاعات، نقاط پردازش اطلاعات، نقاط ذخیره سازی اطلاعات و کاربران مستقیم اطلاعات است. جریان اسناد از نظر نوع اسناد و محتوای آنها، حالت و چرخه، روش حرکت و غیره بسیار متفاوت است.
جریان های اسناد در یک سازمان (منظور شرکت ها نیز هست) بر اساس جهت به ورودی و خروجی تقسیم می شود. هر نوع جریان باید از یکدیگر جدا شود تا از اشتباه و سردرگمی در کار با اسناد جلوگیری شود.
جریان اسناد ورودی شامل اسنادی است که از طریق پست، پست الکترونیکی، عمدی (از طریق پیک) به سازمان ارسال می شود. اسناد در ورودی باید مرتب شوند، غیر ضروری - به سطل زباله حذف شوند. مدارک لازم یا احیاناً ضروری باید در مجلات (کاغذی یا الکترونیکی) با ذکر تاریخ دریافت، نام سند و مشخصات آن (تاریخ سند، نام فرستنده و غیره)، واحد سازمانی که به آن مراجعه می‌کند، ثبت شود. سند ارسال شد.
جریان سند خروجی شامل اسناد ایجاد شده وصادر شده یا پردازش شده توسط سازمان. به تمام اسناد خروجی باید یک شماره سریال اختصاص داده شود، آنها از نظر وجود جزئیات لازم و صحت آنها بررسی می شوند، باید در مجلاتی که تاریخ را نشان می دهد (به طور معمول، این تاریخ امضای سند است) ثبت شود. شماره خروجی و کد بخش تهیه کننده سند.
در صورت غیرممکن بودن رسیدگی فوری به جریان اسناد (افزایش شدید آن)، برای جلوگیری از خطاها و تأخیرها که اغلب برای سازمان بسیار پرهزینه است، باید تعداد کارکنانی که اسناد را پردازش می کنند، افزایش داد.
انواع جریان اسناد می تواند بسیار متفاوت باشد، همه اینها به نوع فعالیت سازمان و روش های کار آن بستگی دارد.
برای سازمان ها و شرکت های بزرگ، جریان اسناد با ساختار مناسب به اندازه جریان مواد یا محصولات مهم است. برای جریان‌های بزرگ اسناد، حتی فرآیندهای فناوری مستند نیز توسعه و اعمال می‌شوند.
مفهوم جریان های اسناد خارجی و داخلی
علاوه بر اطلاعات ورودی و خروجی در یک سازمان، داخلی، یعنی. اطلاعاتی که فقط در خود سازمان ایجاد و استفاده می شود. این اطلاعات ممکن است دارای درجه خاصی از محرمانه بودن باشد و حتی در همان بخش در دسترس عموم نباشد. تبادل نامه بین بخش های همان سازمان معمولا پذیرفته نمی شود. برای ارتباط اسنادی از یادداشت های خدماتی موسوم به (گزارش ها، یادداشت های توضیحی، گواهی ها) با امضای روسای ادارات استفاده می شود. علاوه بر یادداشت ها درسازمان‌ها دستورات، دستورالعمل‌ها، گواهی‌ها، اسناد فنی و سایر اسناد را اجرا می‌کنند.
جریان اسناد داخلی به این دلایل باید به وضوح تنظیم شود تا اطلاعات محرمانه حتی به صورت گزیده یا قسمتی در اماکن عمومی قرار نگیرد. بنابراین، اطلاعات درونی قرار نیست فراتر از سازمان و گاهی فراتر از مرزهای یک واحد باشد. در این حالت، چنین اطلاعاتی تنها با مجوز رئیس بخش از بخش به بخش دیگر منتقل می شود و لزوماً در حین ارسال (حتی به بایگانی سازمان) در مجلات ویژه ای که نشان دهنده گیرنده و تأیید صلاحیت وی برای دریافت است، ثبت می شود. اجازه کار با اسناد).
پارامترهای جریان سند
جریان سند یک سیستم پیچیده است که با پارامترهای زیر مشخص می شود:
- محتوا (یا عملکردهایی که انجام می دهد)؛
- ساختار;
- حالت و چرخه;
- جهت؛
- جلد;
- دیگر.
محتوا یا عملکرد
این پارامتر جریان اسناد فهرستی از اسناد استفاده شده توسط سازمان و ترکیب اطلاعات موجود در این اسناد است. این مقدار برای تعداد کمی از سازمانها که فعالیت‌هایشان در طول زمان بسیار خاص و ثابت است ثابت است (معمولاً اینها دادگاه‌ها، بایگانی‌ها، ثبت‌ها و سایر سازمان‌های غیرتولیدی هستند). برای اکثر سازمان ها، به ویژه سازمان های تولیدی، جریان اسناد یک مقدار غیر ثابت است که در آن تغییر می کندبسته به تغییرات مختلف: نوع فعالیت، شرکا، فناوری ها، مواد، قوانین و سایر الزامات تغییر تولید و تغییرات موقت.
ساختار جریان سند
مفهوم و ساختار گردش کار را می توان با ویژگی هایی توصیف کرد که طبقه بندی اسناد و نمایه سازی آنها ارائه می شود، کل سیستم جهت یابی در دستگاه مرجع اسناد سازمان شکل می گیرد. به طور معمول، چنین ساختاری با نوع و هدف جریان سند مطابقت دارد.
حالت و چرخه
این پارامترها تغییرات بار اطلاعات ورودی را در طول زمان تعیین می کنند. به عنوان مثال، این افزایش شدید میزان کار با پرونده های شخصی متقاضیان یک موسسه آموزشی در طول کمپین پذیرش یا با مدارک دانشجویان در طول جلسات و فارغ التحصیلی است.
چنین تغییراتی مربوط به ریتم های داخلی سازمان است و معمولاً کاملاً قابل پیش بینی و برنامه ریزی است.
تغییر در جهت جریان سند
این تغییرات مربوط به محتوای کار واحد پردازش اطلاعات است. اینها تفاوت در نحوه ثبت اسناد، نحوه نظارت بر مهلت اجرای اسناد، نحوه آشنایی با آنها و بویژه تأیید و هماهنگی اسناد مختلف است. تغییرات در جهت جریان اسناد نیز تحت تأثیر تغییرات داخلی در ساختار و جهت سازمانها خواهد بود.
حجم جریان سند
حجم جریان سند مقدار استاسناد (اعم از اصل و کپی) که می تواند هم با تعداد خود اسناد و هم با تعداد برگه ها، کاراکترها، تعداد اجراکنندگان و افرادی که سند با آنها توافق شده است بیان شود. به عنوان مثال، تعداد سازمان‌های شریکی که باید با آنها بر سر یک قرارداد به توافق برسند، یا باید با آنها آن را امضا کنید.
جریان کاری سازمان شامل تعداد کل اسناد در همه جریان‌ها است.
بهبود کار با جریان اسناد در سازمان
برای بهبود این کار، لازم است کل فرآیند کاغذبازی را مطالعه کنید، توصیه‌های واضحی را ایجاد کنید که فرآیند را از نظر فنی توانمند می‌کند: هنگام کار با اسناد، موارد تکراری را حذف کنید، تأیید اسناد را توسط بخش‌هایی که به آن مرتبط نیستند حذف کنید. هرچه جریان اسناد بزرگتر باشد، دستگاه اداری سازمان یا حداقل بیشتر آن بارگذاری بیشتری دارد.
یکی از نکات اصلی بهبود کار پرسنل با اسناد، سطح آموزش حرفه ای آنها در تمام مراحل گردش اسناد، حجم کار بهینه پرسنل، تنظیم واضح کار با یک سند در هر بخش است.
تنظیم و استانداردسازی با جریان‌های اسناد زیاد، استفاده از مکانیزاسیون و اتوماسیون اداری را ممکن می‌سازد، تعداد کارکنانی که با اسناد کار می‌کنند به تعداد مطلوب کاهش می‌دهد.
متأسفانه، اطلاعات مربوط به حجم جریان اسناد معمولاً به دلیل روش‌های حسابداری ناقص دست‌کم گرفته می‌شود.
اصلیالزامات مدرنیته برای جریان اسناد
- قانونی. هر گونه ازدحام یا شکست در جریان اطلاعات در فعالیت های انسانی منجر به اختلال در کل سیستم به عنوان یک کل می شود. افزایش حجم اسناد باید از قبل در نظر گرفته شود و برنامه ریزی شود.
- قابلیت کنترل. جریان اطلاعات را می توان و باید مدیریت کرد. سیستم اداری نه تنها باید پایدار، بلکه در عملکرد نیز انعطاف پذیر باشد. کارکنان باید در همه عملیات اداری آموزش دیده باشند.
- بهبود مستمر کارایی گردش کار از طریق منطقی‌سازی، مکانیزه کردن و اتوماسیون کار.
- تدوین و به‌روزرسانی منظم نقشه‌های مسیر-فناوری حرکت اسناد با ذکر مهلت‌ها، اجراکنندگان و غیره.
- استانداردسازی اسناد، روش های پردازش آنها، بایگانی مناسب، تعیین مکان های ذخیره برای هر سند، جستجوی اسناد و کار با آنها را سرعت می بخشد.
