اطمینان از عملکرد کارآمد هر شرکتی با سازماندهی مناسب جریان اسناد مرتبط است. کنترل بر مهلت های اجرای اسناد اهمیت کمی ندارد. واقعیت این است که هم کارمندان عادی و هم روسای ادارات مسئولیت حل به موقع و صحیح مسائل مندرج در اسناد را دارند. در مرحله بعد، مهلت های اجرای اسناد را در نظر بگیرید.
اطلاعات عمومی
مهلت اجرای اسناد به موجب آیین نامه، مصوبه یا اوراق سازمانی و اداری تعیین می شود.
در دسترس بودن یک سیستم اطلاعاتی و مرجع در شرکت، جستجوی سریع اسناد ثبت شده را با هر علامتی فراهم می کند. به ویژه، در هنگام ثبت نام، جزئیات اولیه اسناد وارد پایگاه داده می شود: شماره های ورودی / خروجی، اطلاعات مربوط به فرستنده و مخاطب، تاریخ سررسید و غیره.
طبقه بندی
شرایط فردی و استاندارد وجود دارداجرای اسناد موارد اخیر را قانون تعیین می کند. اینها به ویژه شامل مهلت‌های اجرای دستورالعمل‌های دولت، روسای ساختارهای اجرایی فدرال، تحقیقات پارلمانی، درخواست‌های مدنی، قطعنامه‌ها/تصمیمات نهادهای مدیریتی سازمان‌های تجاری و غیره می‌شوند.
مهلت های فردی برای اجرای اسناد معمولاً مستقیماً در متون آنها یا در قطعنامه تعیین می شود. چنین نشانه هایی به ویژه در مقالات نظارتی و اداری، آماری و گزارش های دیگر وجود دارد.
مهلت های اجرای اسناد توسط رئیس شفاهی تعیین می شود.
مقررات
در مفاد این آیین نامه مهلت های اجرای اسناد بسته به نوع آنها متفاوت است.
برای مثال، دستورالعمل‌هایی که با علامت "فوری" مشخص شده اند باید ظرف سه روز از تاریخ امضا اجرا شوند. لطفاً توجه داشته باشید که شمارش معکوس از تاریخ دریافت مقاله شروع نمی شود، بلکه از تاریخ امضا شروع می شود.
اگر علامت "به سرعت" وجود داشته باشد، بیش از 10 روز برای اجرای سند اختصاص داده نمی شود.
در صورتی که مشخص نشده باشد، مدت اجرای سفارش بیش از یک ماه نیست.
تغییر تاریخ
در عمل، اغلب موقعیت هایی پیش می آید که به دلایل عینی، اجرای به موقع یک سند غیرممکن باشد. در این راستا، شرکت باید روش تغییر دوره برای اجرای برخی اقدامات را تصویب کند. لازم به ذکر است که درخواستقوانین، در صورت امکان، فقط در موارد استثنایی ضروری هستند.
تصمیم برای تغییر مهلت اجرای یک سند فقط می تواند توسط کارمندی که در ابتدا آن را تعیین کرده است اتخاذ کند. قوانین فعلی کسب و کار حداقل و حداکثر محدودیت انتقال را تعریف نمی کنند. بنابراین، مدیریت شرکت باید به طور مستقل آنها را بر اساس الزامات معقول و اعتبار ایجاد کند.
طبق قوانین کلی اتخاذ شده در عمل، افزایش دوره حداکثر تا 3 روز مجاز است. در این مورد، ابتکار عمل باید از جانب کارمندی باشد که این کار به او سپرده شده است. تغییر مهلت اجرای سند را با مدیریت توجیه و توافق کند.
سفارش انتقال
هر گونه اقدامات مربوط به تغییر مهلت اجرای سند باید در قوانین مربوطه ثبت شود.
انتقال دوره باید موجه باشد. برای انجام این کار، فرد علاقه مند می تواند یکی از پیشنهادات زیر را ارائه دهد:
- درباره تعویق مهلت با توجیه دلایل عدم اجرای سند در مدت تعیین شده.
- در مورد دخالت مجریان مشترک در صورتی که فرد اختیار کافی برای اجرای دستور را نداشته باشد.
- در مورد انتصاب سایر اجراکنندگان.
باید گفت که مجری باید سریع عمل کند. 2-3 روز قبل از پایان مهلت با مدیریت تماس نگیرید.
عملیات کنترل
نظارت بر رعایت مهلت‌هاتکالیف شامل:
- تثبیت در حین ثبت کلیه مدارک و سفارشات مدیریت شرکت.
- بررسی تحویل به موقع کارها به مجریان.
- یادآوری به کارمندان و روسای ادارات در مورد مهلت های آتی یا انقضای آنها.
- وارد کردن اطلاعات مربوط به انتقال سفارشات از یک مجری به مجری دیگر در فرم های ثبت نام، تغییر مدت زمان تعیین شده برای اجرای وظایف.
- اطلاع رسانی به مدیران از روند اجرای اسناد.
- وارد کردن اطلاعات مربوط به سفارشات تکمیل شده در فرم های ثبت نام، حذف وظایف از کنترل.
- تشکیل مراجع و گزارش های تحلیلی در مورد کنترل زمان.
Nuances
همه اعمالی که نیاز به اجرا و پاسخ دارند باید تحت کنترل قرار گیرند. در اوراق اداری تصمیمات موضوع نظارت است. در همان زمان، هر آیتم موجود در آنها (یعنی هر وظیفه، تکلیف) تحت کنترل قرار می گیرد.
منشی رئیس نیاز به کنترل اجرای دستورات شفاهی رئیس دارد.
سیستم نظارت خودکار
اخیراً بسیاری از شرکت ها از برنامه های رایانه ای و پایگاه داده در کار خود استفاده می کنند. سیستم‌های خودکار فعالیت‌های سازمان‌ها را تا حد زیادی تسهیل می‌کنند، در زمان برای کارکنان صرفه‌جویی می‌کنند.
هنگام ثبت اسناد، هنگام پر کردن ستون "سررسید"، کنترل به طور خودکار انجام می شود. در عین حال روی خودمسند ممکن است بر روی پذیرش آن برای کنترل مهر شود. حضور آن برای مجری بیشتر ضروری است.
برای اطمینان از کنترل فعلی، کارکنان مسئول روزانه، معمولاً در ابتدای روز، فهرست اسنادی را که زمان اجرای آنها در آن روز منقضی می شود، بررسی می کنند. در شرکت‌هایی که از یک سیستم ایمیل داخلی استفاده می‌کنند، اخطارهای مربوط به انقضای دوره‌ها به صورت خودکار به رایانه شخصی اجراکننده ارسال می‌شود. همچنین می‌توانید نرم‌افزار را طوری تنظیم کنید که کاغذهای مناسب را به‌طور خودکار چاپ کند.
تکمیل وظایف بلندمدت
کنترل اجرای اسناد حاوی دستورالعمل های پیچیده به صورت مرحله ای انجام می شود. این شامل نظارت فعلی، پیشگیرانه و پیگیری است.
کنترل فعلی قبلاً در بالا مورد بحث قرار گرفته است. نظارت پیشگیرانه بر روی اسناد انجام می شود که مهلت آن در 2-3 روز به پایان می رسد. بر این اساس، کارمند هنوز برای تکمیل کار وقت دارد.
سفارش پس از اجرا از کنترل خارج می شود. می توان آن را در تدوین و ارسال پاسخ، دریافت تاییدیه مستند و … بیان کرد که نتیجه اجرا در کارت ثبت نام ثبت می شود. همچنین تاریخ اجرا، تعداد پرونده ای که مقاله در آن بایگانی شده است را نشان می دهد.
کنترل نهایی
به طور معمول در شرکت های بزرگ ارائه می شود. نظارت نهایی توسط کارکنان مسئول نظارت بر اجرای دستورالعمل ها یا منشی ها انجام می شود.
معمولاً شرکت فرکانس نظارت را تعیین می کند. نظارت را می توان هر ماه، سه ماهه یا هر هفته انجام داد. در واقع، کنترل نهایی، ارزیابی انضباط عملکرد در شرکت و در بخش‌های ساختاری آن است.
FZ № 229
یکی از اشکال حفظ منافع رعیت، رسیدگی قضایی است. در عمل، شایع ترین ادعاها اظهاراتی در نظر گرفته می شود که خواستار اعطای غرامت برای برخی موارد نقض حقوق هستند. چنین رسیدگی‌هایی با مراحل اجرایی خاتمه می‌یابد.
پس از لازم الاجرا شدن رأی پرونده برای متقاضی اسناد اجرایی صادر می شود. مهلت انجام الزامات آنها توسط کارمندان FSSP (ضابطان) تعیین می شود.
در قسمت 1 30 ماده فز شماره 229 مقرر شده است که مبنای شروع رسیدگی، سند اجرایی و اظهارات خواهان است. این اوراق در محل اعمال اقدامات قهری پیش بینی شده توسط قانون ارائه می شود که مطابق با مفاد هنر تعیین شده است. 33 قانون هنجاری مذکور.
مهلت ارسال سند برای اجرا 3 روز از تاریخ ارسال به بخش FSSP می باشد. IL (دستور اجرایی) حاوی درخواست برای بازگرداندن کودکی که به طور غیرقانونی منتقل شده یا در فدراسیون روسیه نگهداری می شود، برای استفاده از حقوق دسترسی در رابطه با او مطابق با یک معاهده بین المللی، و همچنین درخواست جستجوی او، حداکثر تا روز بعد پس از ورود به FSSP به ضابط اجرا می شود.
شروع دادرسی یا امتناع از انجام آنبا حکم صادر شده است. ظرف 3 روز از تاریخ وصول مواد توسط ضابط صادر می شود.
اگر IL باید فوراً اجرا شود، پس از پذیرش در واحد FSSP، به کارمندی منتقل می شود که اختیاراتش تا محل اجرا گسترش می یابد. اگر غایب باشد، ضابط دیگری مواد را دریافت می کند. در این صورت، تصمیم برای باز کردن تولید یا رد آن باید حداکثر یک روز پس از ورود به سرویس گرفته شود.
اگر اجرائیه برای اولین بار وارد FSSP شد، ضابط اجرا مدت زمان اجرای داوطلبانه اجرائیه را تعیین می کند. دوره مربوطه در قطعنامه شروع رسیدگی مشخص شده است. در عین حال، ضابط موظف است پس از انقضای مدت تعیین شده برای اجرای اختیاری، احتمال اعمال اقدامات قهری را به بدهکار تذکر دهد. همچنین به بدهکار اطلاع داده می شود که هزینه های انجام اقدامات پیش بینی شده در مواد 112 و 116 قانون فدرال شماره 229 و همچنین هزینه انجام کار از وی دریافت خواهد شد.
مدت اجرای داوطلبانه سند اجرایی مطابق قسمت 12 ماده. 30 برابر با پنج روز است. محاسبه از تاریخ دریافت قطعنامه توسط بدهکار شروع می شود. در صورت طفره رفتن از انجام الزامات، شروع مراحل اجرا به مکلف اعلام می شود. برای مثال، این قانون اقداماتی مانند توقیف اموال با فروش بعدی آن را پیش بینی می کند.
