در روابط بین فردی، نه تنها مکالمه مهم است، بلکه مکاتبه نیز مهم است، زیرا اطلاعات ارائه شده به صورت متنی آسان تر قابل درک است، می توان آنها را بارها ذخیره کرد و به آنها دسترسی داشت. در دنیای مدرن، اعتقاد بر این است که نوشتن نامه یک شغل منسوخ و بی ربط است. در واقع، در زندگی روزمره، مردم اغلب به ژانر اپیستولاری روی می آورند. به همین دلیل است که درک سبک های نوشتاری و داشتن مهارت در نوشتن آنها بسیار مهم است.
"سبک" چیست
منظور از سبک در زبان شناسی چیست؟ سبک گفتار، متن، نوشتار مجموعه ای از ابزارهای زبانی معینی است که شخص به وسیله آنها افکار خود را به صورت شفاهی یا نوشتاری بیان می کند. در زبان روسی پنج سبک عملکردی اصلی وجود دارد:
- عامیانه;
- هنری;
- ژورنالیستی;
- علمی;
- کسب و کار رسمی.
برخی از زبان شناسان دو سبک دیگر را متمایز می کنند: اعتراف و رساله. مورد دوم ارزش توصیف با جزئیات بیشتری را دارد.
انواع حروف
سبک نامه نگاری مجموعه ای از فنون زبانی است که در نوشتن حروف استفاده می شود. نام آن از کلمه یونانی epistola گرفته شده است که می تواند به عنوان "پیام مکتوب" ترجمه شود. در یک موقعیت یا موقعیت دیگر، این سبک ویژگی های سبک های اصلی گفتار را به عاریت می گیرد.
بسته به مخاطب و هدف پیام، مکاتبات به چندین نوع یا سبک نوشتن تقسیم می شود:
- غیر رسمی.
- رسمی (تجاری).
اگر هدف نامه تبادل هرگونه اطلاعات علمی است، چنین مکاتباتی دارای ویژگی های یک سبک علمی است. شیوه نامه نگاری نیز اغلب در روزنامه نگاری مورد استفاده قرار می گیرد، زمانی که نویسنده در نامه خود می تواند هم یک شخص خاص و هم کل مردم را مخاطب قرار دهد و خواستار اقدام شود.
ویژگی های حروف
ویژگی های هر سبک نوشتاری متفاوت است، اما ویژگی های خاصی وجود دارد که آنها را متحد می کند. در نوشتن هر پیامی رعایت ساختار خاصی بسیار مهم است. باید مخاطب و مخاطب را مشخص کرد تا نقش اجتماعی آنها مشخص شود. با کمک ابزارهای زبانی که به درستی برای این موقعیت انتخاب شده اند، اصل پیام را تا حد امکان دقیق و مختصر بیان کنید.
بسته به هدف، نویسنده نامه می تواند از عبارات و عبارات مختلفی استفاده کند. مکاتبات معمولاً شخصیت و شخصیت مخاطب را آشکار می کند. این امر تا حد زیادی در سبک نوشتاری غیررسمی بیان می‌شود، زمانی که نویسنده فرصت بیشتری برای استفاده از زبان اصلی دارد.نوبت یا ابزار دیگری برای انتقال افکار و احساسات خود به مخاطب. نامه فقط یک مونولوگ مکتوب نیست، گاهی اوقات عناصر گفتگو در آن وجود دارد، مثلاً وقتی نویسنده مخاطب را مخاطب قرار می دهد. سبک معرفتی نیز با ترکیبی از گفتار گفتاری و نوشتاری مشخص می‌شود.
سبک های نوشتاری مختلف نشان دهنده الگوهای نوشتاری متفاوت هستند و از کلیشه های متفاوت استفاده می کنند. برای دستیابی به بهترین نتیجه و محتوای اطلاعاتی پیام، دانستن قوانین ترکیب و نوشتن آنها مفید است.
ساختار ایمیل
ویژگی بارز سبک اپیستولاری ترکیب بندی است. مردم در انواع مکاتبات گم می شوند که این سوال را مطرح می کند که چگونه نامه بنویسیم. ساختار کلی همه حروف را می توان به عناصر زیر کاهش داد:
- ابتدا، خطاب با احترام به مخاطب.
- بخش اصلی، آشکار کردن ماهیت پیام.
- پایان یا نتیجه که همه چیز نوشته شده را خلاصه می کند.
- امضای نویسنده و تاریخ نگارش.
- در برخی موارد، پس‌اسکریپت (P. S) که حاوی اطلاعات اضافی است.
نامه خصوصی
سبک نوشتن شخصی جالب ترین و متنوع ترین است. این گونه پیام ها نوعی صفحه خاطرات هستند که در آن نویسنده درونی ترین افکار و تجربیات خود را بیان می کند. میزان افشای آنها به نزدیکی رابطه بین فرستنده و گیرنده بستگی دارد.
مخاطبان نامه های شخصی معمولا اعضای خانواده، بستگان، دوستان هستند. ماهیت چنین مکاتباتی صمیمی و کاملاً محرمانه است.نویسنده به وضوح در طول داستان یا اعتراف ردیابی می شود. این می تواند داستانی درباره وقایع گذشته، تأمل در موضوعات مختلف، مشاهدات یا توصیه ها باشد. خلاقیت در اینجا فوق العاده عالی است، زیرا فرستنده دارای زرادخانه عظیمی از وسایل هنری و بیانی است. آنها به انعکاس واضح تر احساسات و احساسات نویسنده در یک مناسبت خاص کمک می کنند، به نوعی آنها عملکرد حالات چهره را در ارتباط زنده انجام می دهند. بنابراین، نامه های شخصی بسیار احساسی و گویا هستند، زیرا در آنها نویسنده اغلب در عبارات شدید تردید نمی کند، حتی گاهی اوقات از فحاشی استفاده می کند.
یک پیام خصوصی هیچ قواعد املایی سختگیرانه ای ندارد، به غیر از موارد اساسی که در همه سبک های نوشتاری مرسوم است. در اینجا آزادی اندیشه نویسنده، سهولت و طبیعی بودن تشویق می شود.
نامه در فعالیت علمی
نامه ها در زمینه علمی به منظور تبادل اطلاعات علمی بین دانشمندان جمع آوری می شود. این یک نوع گزارش علمی است که خطاب به یک فرد خاص است. سبک علمی نگارش با دقت و ثبات ارائه مشخص می شود. تفسیر مبهم از این یا آن اطلاعات در اینجا غیرقابل قبول است، مطالب باید بدون ابهام درک شود. استفاده از پایان نامه ها و اصطلاحات به رسیدن به این هدف کمک می کند. اطلاعات علمی باید توسط حقایق غیرقابل انکار نیز پشتیبانی شود، که صحت آن را تایید می کند.
هدفی که برای آن نوشته های علمی خلق می شود مستلزم یکنواختی و خشکی ارائه است. البته چنین پیامی عاری از بیان است،عینیت نقش تعیین کننده ای در آن دارد. اغلب، ارائه مطالب در نوشته های علمی به صورت مونولوگ اتفاق می افتد. شروع نویسنده در چنین نامه ای به حداقل می رسد. در اینجا مهم است که بر محتوای نامه تمرکز کنیم، نه بر دیدگاه شخصی که آن را نوشته است. با این حال، نظر شخصی فرستنده هنوز هم تا حدودی نمایش داده می شود، البته به طور ضمنی.
سبک نامه نگاری در روزنامه نگاری
هدف اصلی آثار ژورنالیستی این است که با کمک یک گفتار منظم بر خواننده تأثیر بگذارند و اندیشه یا ایده ای را به او برانگیزند. برای رسیدن به این هدف، بسیاری از روزنامه نگاران به نامه ای روی می آورند که در رسانه ها منتشر می کنند. چنین پیام هایی می توانند دو نوع باشند: با و بدون مخاطب. نامه ای بدون گیرنده خاص برای طیف وسیعی از افراد در نظر گرفته شده است. در آنها موضوعات یا رویدادهای موضوعی مورد توجه عموم قرار می گیرد. نامه هایی در روزنامه نگاری وجود دارد که خطاب به یک شخص خاص، مانند سران کشورها یا دیگر شخصیت های رسانه ای. وظیفه آنها این است که مخاطبان تأثیرگذار را برای حل مشکلات فوری و درخواست اقدام فوری جذب کنند.
برخلاف نگارش علمی، سبک نگارش روزنامه نگاری بیشتر ذهنی و بحث برانگیز است. برای پوشش و ارزیابی رویدادهای جاری، تبلیغات گرا به طرز ماهرانه ای ابزارهای بیانی مختلف را دستکاری می کند.
ویژگی های املا
خبرنگاران یک رویداد مهم اجتماعی را با دقت انتخاب می کنند و به طور جامع آن را از دیدگاه نویسنده نامه یا مشتری او تحلیل می کنند. در ادامه، قضاوت خاصی صورت می گیرد و راه حل هایی پیشنهاد می شود.مشکل توصیف شده در تدوین چنین نامه ای، مهارت های متقاعدسازی و همچنین دانش روانشناسی انسان بسیار مهم است. تبلیغات گرایان با اجرای آنها، بحث را در جهتی که نیاز دارند هدایت می کنند و در نتیجه آزادی انتخاب کمی برای خوانندگان باقی می گذارند.
نامه رسمی
در نظام طبقه بندی حروف، سبک رسمی نگارش جایگاه ویژه ای را به خود اختصاص می دهد. این در مکاتبات تجاری استفاده می شود، یک کانال ارتباطی بین شرکتی است. نگارش رسمی انواع مختلفی دارد که کارکردهای متفاوتی را انجام می دهند. همچنین دارای ساختار مشخص و قوانین سختگیرانه ای است که نباید از آن عدول کرد. نامه تجاری از ابزارهای ذاتی در سبک سخنرانی رسمی تجاری استفاده می کند. در بیشتر موارد، چنین پیامی یک مخاطب خاص دارد، به عنوان مثال، یک شخص حقوقی یا یک شخص.
ویژگی سبک نوشتن تجاری در زبان خشک، رسمی و یکنواخت آن نهفته است. از مقدار زیادی لوازم التحریر، تمبر، کلیشه ها و پیچ های استاندارد و همچنین انواع اختصارات استفاده می کند. اطلاعات از طریق جملات رایج ساده ارائه می شود. لحن نامه های رسمی بی طرف است، ارائه اطلاعات تا حد امکان منطقی و منسجم است. همه اینها به حل وظیفه اصلی مکاتبات تجاری کمک می کند: انتقال دقیق، مختصر و عینی یک پیام خاص، محروم کردن آن از رنگ آمیزی احساسی و ذهنی.
انواع نامه های رسمی
بسته به محتوا، نامه های تجاری به انواع مختلفی تقسیم می شوند. معمولا در هر نامه رسمی یک موضوع مطرح می شود. در صورتی که نیاز به رفع فوری دو یا چند مورد باشدمشکلات، چندین نوع در یک پیام قرار می گیرند.
انواع نامه های تجاری زیر متمایز می شوند:
- جلد - نامه ای با دستورالعمل برای ارسال اسناد.
- گارانتی - تأیید و تجمیع شرایط خاص.
- شکرگزاری - ابراز قدردانی و تمایل به همکاری بیشتر.
- دعوت‌ها - یک دعوت رسمی برای شرکت در رویداد.
- تبریک.
- اطلاعاتی.
- تبلیغات یا پیشنهادات همکاری.
- درخواستها.
- اعلان‌ها.
- درخواستها.
- پاسخ نامه.
نوشتن نامه تجاری
چگونه یک نامه رسمی را به درستی بنویسیم؟ دانستن و به کارگیری صحیح قوانین ترکیب چنین پیام هایی مهم است. اول از همه، شما باید در مورد موضوع نامه و نوع آن تصمیم بگیرید. در اینجا باید تمام اطلاعاتی را که مخاطب قبلاً در مورد آن می داند در نظر بگیرید و با شروع از این موضوع ، محتوا و استدلال های ارائه شده را با دقت در نظر بگیرید. نامه باید تا حد امکان آموزنده و منطقی باشد، بدون انحرافات و آبریزش های غیر ضروری.
دو گروه از حروف تجاری وجود دارد: یک بعدی و چند بعدی یا ساده و پیچیده. پیام های تک بعدی مختصر هستند و تنها به یک موضوع می پردازند. آنها معمولاً نیازی به پاسخ ندارند. حروف چند بعدی مسائل متعددی را مطرح می کنند و بنابراین ساختار پیچیده تری دارند. ترکیب آنها باید با جزئیات در نظر گرفته شود.
متن یک حرف پیچیده از چند بخش تشکیل شده است. ATبخش اول نشان دهنده انگیزه هایی است که نویسنده را وادار به نوشتن پیام کرده است، استدلال های لازم را ارائه می دهد. در اینجا باید به این سؤال پاسخ داد که این نامه برای چه هدفی ایجاد شده است. در بخش دوم، نویسنده نتیجه گیری، پیشنهادات، راه حل برای مشکل مطرح شده و درخواست می کند.
ساختار برخی از انواع حروف رسمی
نامه درخواست:
- دلیل پشت این درخواست.
- خود درخواست.
- نتیجه مطلوب، ابراز قدردانی و تمایل به همکاری در صورت تحقق درخواست.
نامه درخواست:
- دلیل اهمیت درخواست.
- خود درخواست.
- نتیجه در صورت برآورده شدن درخواست.
نام نامه
- اخطار مادی.
- اطلاعات مادی.
پاسخ نامه رد درخواست
- تکراری درخواست قبلی.
- دلیل رد کردن.
- بیان واقعیت امتناع یا رد.
گاهی اوقات پاسخ نامه راه های جایگزینی برای حل مشکل مطرح شده ارائه می دهد.
کارهای اداری مدرن بیشتر از حروف رسمی تک بعدی استفاده می کنند.
طراحی حروف
مکاتبات تجاری بر روی سربرگ برای نامه های رسمی انجام می شود. آنها باید با استانداردهای دولتی مطابقت داشته باشند و حاوی عناصر زیر باشند:
- لوگوی نهاد حقوقی.
- نام شخص حقوقی (نویسنده نامه).
- مخاطبین (آدرس، شمارهتلفن، ایمیل، وب سایت).
- تاریخ نامه.
- شماره ثبت نامه.
- ارجاع به تاریخ و شماره پیام دریافتی (مثلاً اگر پاسخ نامه باشد).
در پایان نامه، فرستنده اطلاعات زیر را نشان می دهد:
- موقعیت و نام خانوادگی با حروف اول شخص امضا کننده نامه.
- موقعیت و نام خانوادگی با حروف اول کامپایلر (در صورت عدم امضای خود).
- فهرست برنامه ها (در صورت موجود بودن).
علاوه بر رعایت قوانین رسمی، کاغذ نقش مهمی در طراحی دارد (اگر نامه از طریق پست معمولی ارسال شود). بسته به نوع پیام تجاری متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال، کاغذ سفید ساده برای یک نامه رسمی معمولی مناسب است. برای دعوت نامه، تبریک، تشکر، بهتر است کاغذ ضخیم یا برجسته انتخاب کنید. حروف فروش روی کاغذ رنگی خوب به نظر می رسند.
کلیشه ها و مجموعه عبارات
قوانین سبک نوشتاری رسمی مستلزم استفاده از فرمول های زبان آماده است. ساختارهای زیر را می توان در موقعیت های مختلف استفاده کرد:
هنگام اثبات دلایل و انگیزه ها:
- به دلیل عدم کمک مالی…
- به دلیل شرایط سخت اقتصادی…
- برای همکاری با هم…
- طبق نامه شما…
- طبق پروتکل…
- در پاسخ به درخواست شما…
- در تأیید موافقت ما…
- به منظور افزایش مسئولیت پذیری…
- برای درخواست شما…
هنگام نوشتن درخواست نامه:
- لطفا کمک کنید…
- لطفا به آدرس ما ارسال کنید…
- لطفا شرکت کنید…
- لطفا اقدام کنید…
- لطفا توجه داشته باشید…
- لطفا مطلع باشید…
- لطفا بدهی را تصفیه کنید…
برای ورود به نامه های جلد:
- ارسال اطلاعات…
- برگرداندن مواد مرجع…
- در حال ارسال قرارداد امضا شده از طرف خود هستیم…
- ارسال ادبیات مرجع… و غیره
ایمیل های تأیید به این شکل شروع می شوند:
- در حال تأیید…
- با سپاسگزاری…
هنگام نوشتن نامه پاسخ (عدم ارضای درخواست):
- پیشنهاد شما به دلایل زیر رد شده است…
- پیش نویس برنامه اقدام مشترک ارسال شده برای ما مورد مطالعه قرار گرفته است. ما آن را به دلایل زیر غیرقابل قبول می دانیم…
- درخواست شما را برای کار مشترک در نظر می گیریم…
کلمات پایانی متن نامه می تواند به شرح زیر باشد:
- لطفاً از شما می خواهیم اطلاعات را برای ما ارسال کنید.
- از شما خواهشمندیم پاسخ خود را به تعویق نیندازید.
- با عرض پوزش بابت تاخیر در پاسخگویی.
- امیدواریم درخواست ما برآورده شود.
هنگام تهیه پیش نویس نامه های دعوت:
- به شرکت خوش آمدید…
- لطفا نماینده بفرستید…
هنگام تنظیم ضمانت نامه:
- پرداخت تضمینی…
- کیفیت محصول تضمینی…
- مهلت تضمین شده…
این جاهای خالی به شما کمک می کنددرست انجامش بده.
