هنگام ارائه نتایج کار، بسیار مهم است که با در نظر گرفتن الزامات اولیه ارتباط شفاهی، جذابیت خود را برای مخاطب آماده کنید. طراحی گزارش ارائه واضح و مختصر اطلاعات را فراهم می کند که به راحتی توسط مخاطب قابل درک است. بر این اساس، رعایت قوانین ارائه گزارش مهم است که به جذابیت سخنرانی شما کمک می کند.
هدف اصلی گوینده اساساً این است:
- اطلاع رسانی به شنوندگان در مورد چیزی در مدت زمان کوتاه؛
- نشان دادن مطالب بصری (نمودارها، نمودارها، نمودارها…)؛
- سعی کنید اطلاعات را به آسان ترین راه ها منتقل کنید؛
- برای متبلور کردن مفیدترین و مهم ترین اطلاعات از کل حجم، ارائه داده ها و حقایق به طوری که به راحتی به خاطر سپرده شوند.
بر اساس هدف، موضوع، زمینه فعالیتی که در آن منتشر می شود، طراحی گزارش نیز بستگی دارد. شما می توانید پیامی را به صورت آزاد بنویسید و همچنین در طول تظاهرات آزادانه با گوینده رفتار کنید. گاهی لازم است رعایت شودبلوک های ساختمانی مورد نیاز.
مثلاً، طراحی گزارش‌ها در زمینه علمی همیشه ساختار یافته و مشابه کار علمی است که ارائه ارائه شده است.
بیایید نگاهی به اجزای اصلی گزارش بیاندازیم. به عنوان مثال، بیایید طراحی گزارشی را که نمایانگر یک کار علمی است، در نظر بگیریم. الگوریتم مشابهی از اقدامات برای تهیه گزارش در مورد هر موضوعی مناسب است.
- متن باید با یک تبریک شروع شود. به عنوان مثال: "شرکت کنندگان عزیز، اعضای کمیسیون، مهمانان (در اینجا باید گروه های اصلی افراد حاضر را بسته به ماهیت رویداد فهرست کنید)".
- برای آشنایی حاضران با عنوان واضح موضوع گزارش. می توانید این کار را انجام دهید: "توجه شما به گزارشی در مورد موضوع دعوت می شود … اجازه دهید با … شروع کنم" (اگر این یک موضوع علمی است، پس می توانید با ارتباط موضوع پیشنهادی شروع کنید، سپس ادامه دهید. به هدف، وظایف، و سپس بررسی فرآیند و نتایج).
- علاوه بر این، پس از بخش مقدماتی، می توانید شروع به بازگویی فرآیند اصلی تحقیقات علمی (بازاریابی و غیره) کنید. مطلوب است که زیر این انتقال با کلمات خط بکشید. جهت گیری مخاطب برای شما آسان تر خواهد بود و شما نیز راحت تر توجه آنها را حفظ خواهید کرد. می توان آن را به صورت زیر فرموله کرد: «حالا اجازه دهید به نتایج اصلی مطالعه بروم. اجازه دهید اکنون مراحل تحقیق خود را با جزئیات بیشتر معرفی کنم.»
- بسیار خوب است که تمام اطلاعات را به بلوک تقسیم کنیم. این را می توان با پیشنهاد اینکه کل فرآیند در مراحل جداگانه در نظر گرفته شود، انجام می شود. به عنوان مثال: «تحقیق در موضوع … درچند مرحله اکنون به طور خلاصه در مورد آنها صحبت خواهیم کرد. بنابراین، در مرحله اول، ما به….
این بخش از گزارش آموزنده ترین و طولانی تر است، بنابراین باید مطمئن شوید که علاقه مخاطب از بین نمی رود. مطالب مختلف ارائه شامل نمودارها، نمودارها، تصاویر و غیره به شما در این امر کمک می کند.
اما باید به خاطر داشت که مقدار بیش از حد آنها می تواند حتی بیشتر مخاطب را خسته کند و باعث عصبانیت شود. بنابراین، ارزش دارد که مهم‌ترین و ضروری‌ترین اسلایدهایی را انتخاب کنید که گفتار شما را تقویت می‌کنند و از نمایش انواع عکس‌هایی که شخص به سختی فرصت دیدن آنها را دارد، خودداری کنید، چه رسد به درک آنها.
- شایان توجه است که باید به وضوح درک کنید که کدام تصویر همراه متن است. آنها باید با یکدیگر مطابقت داشته باشند و مکمل یکدیگر باشند. در متن کل گزارش، بسیار ضروری است که هنگام تلفظ کلمات خاص، اسلاید دقیقاً چه چیزی روی صفحه باشد، یادداشت کنید.
- در پایان گزارش لازم است مهم ترین موارد را به اختصار بیان کنیم تا نتیجه ای منطقی حاصل شود. به طور خلاصه بیان کنیم. در نتیجه گیری خود به چه چیزی رسیدید، چه مسیرهای توسعه را بیشتر می بینید.
- حتما از توجه خود تشکر کنید، پیشنهاد دهید به بحث بروید.
در خاتمه، می‌توانیم این را بگوییم: «از (کسی) برای فرصت صحبت کردن، از حاضران برای توجهشان تشکر می‌کنم. من پیشنهاد می کنم به بحث در مورد نتایج ارائه شده ادامه دهیم."
همانطور که می بینید، طراحی گزارش باید تا حد امکان ساختارمند باشد. این هستبه خود گوینده کمک می کند تا به راحتی اطلاعات را پیمایش کند، به سؤالات پاسخ دهد، بتواند بارها و بارها به متن بازگردد در صورت بحث و گفتگو و همچنین در طول کل بحث.
