هر فرآیند، هر بنگاه اقتصادی و هر سازمانی در طول کار مراحل مختلفی را پشت سر می گذارد که نتیجه نهایی آن به هر شکلی رسیدن به هدف اصلی است. مدیران در آرزوی دستیابی به اولویت های اصلی خود که در اصل در انحصار کل مجموعه (تولید، بازرگانی، آموزش، تدارکات و …) بود، به دنبال امیدوار کننده ترین و اولویت دارترین گزینه ها برای اجرای وظایف خود هستند. سیستم مدیریت موجود دیر یا زود سطح صلاحیت خود را در زمینه پیشرفت های جدید، پیاده سازی های جدید، تغییرات نوآورانه در توسعه یک صنعت خاص از دست می دهد. به همین دلیل است که رؤسای شرکت ها و سازمان ها به خوبی از اهمیت و اهمیت نیاز به همگامی با زمان و همگام شدن با ویژگی های روند توسعه دائماً در حال تغییر و بهبود بخشی خاص آگاه هستند.فعالیت ها. چه تجارت، تولید، صنعت، آموزش، تدارکات - در هر صورت، دیر یا زود، لازم است به بهینه سازی سازمانی یا تکنولوژیکی فرآیندهای مدیریت در یک شرکت خاص متوسل شویم.
مفهوم
بهینه سازی هر فرآیندی مجموعه ای از روش ها و راه های موثر برای بهبود جریان همین فرآیند به منظور حصول نتیجه سریع تر، بهینه تر و بهتر است. یعنی بهینه سازی مفهومی به معنای افزایش کارایی است که مترادف کلمه «بهبود» است. برای روشن‌تر شدن معنای این تعریف، لازم است ویژگی‌های بهینه‌سازی را در یک مثال خاص دنبال کنیم.
بیایید بگوییم که کارمندان بخش کارخانه پوشاک با هم در سایت خود کار می کنند، شش روز در هفته شیفت می کنند و 9 ساعت کار می کنند. بهره وری کار آنها در اواخر بعد از ظهر به طور محسوسی کاهش می یابد و عملکرد آنها در پایان هفته که توانایی های بدنی کارگران خشک می شود بازده کمتری می یابد. بر این اساس حجم کار انجام شده توسط آنها کاهش می یابد، کیفیت عملکرد آن بدتر می شود و در نتیجه تقاضا برای محصولات تولیدی کاهش می یابد و پس از آن سطح درآمد کلی کارخانه پوشاک کاهش می یابد. یک مدیر منطقی که مستقیماً بر این کارمندان نظارت می کند ، با مشاهده چنین روند منفی ، باید فوراً اقداماتی را برای بهینه سازی فرآیند تولید انجام دهد. برای انجام این کار، او باید برنامه ای برای بهبود بهره وری کار در این سایت تولیدی ترسیم کند و مطمئن باشد که تمام تفاوت های ظریف همراه با روند را در نظر می گیرد. بهبه عنوان مثال، باید محاسبه کرد که اگر شخص ثالثی برای کمک به کارگران خارج شود یا به دختران پیشنهاد شود که در شیفت کاری با افزایش ساعات روز و کاهش تعداد آنها، هزینه های شرکت چقدر خواهد بود. خروجی در ماه بنابراین، با قرار دادن یک نفر سوم در دستیار خیاط، می توان به افزایش سرعت و حجم کار به میزان یک سوم دست یافت. و اگر در دستمزد کارمند سوم پس انداز کنید و دو دختر را یک روز در میان به صورت شیفتی بیرون ببرید، در آخر هفته آنها این فرصت را خواهند داشت که قدرت پیدا کنند و در روزهای کاری بسیار سخت تر و سریع تر کار کنند.
و در هر بخش صنعتی هم همینطور است - مشکلات در حال ظهور در فرآیند عملکرد هر شرکتی مستلزم حذف اجباری آنها با تهیه یک برنامه اقدام خاص با هدف بهینه سازی گردش کار به طور کلی است.
اهداف و مقاصد
مانند هر رویه ای که توسط مدیریت یک شرکت یا سازمان در جریان فعالیت های مستقیم آنها (خواه یک موسسه بودجه آموزشی، یک شرکت بازرگانی تجاری یا یک مجتمع صنعتی) اعمال می شود، برنامه ای برای افزایش ظرفیت تولید است. لزوماً با هدف دستیابی به اهداف و مقاصد خاص. بهینه سازی فرآیندها در یک شرکت از هر زمینه فعالیت بخشی با نکات کلیدی مشخص می شود:
- افزایش بهره وری شرکت؛
- بهبود کیفیت خدمات برای مشتریان و بازدیدکنندگان بالقوه؛
- بهبود رقابت در بازارخدمات ارائه شده؛
- مدرن سازی فرآیندهای اساسی چرخه تولید؛
- افزایش سودآوری شرکت؛
- ارزیابی نسبت نیروی کار و منابع فیزیکی موجود با هزینه نگهداری آنها؛
- گسترش کسب و کار (در صورت لزوم).
طبیعتاً هدف اصلی و قطعی هر شرکتی که بر مبنای تجاری فعالیت می کند، کسب سود خواهد بود. بر این اساس، وظایف و اهداف بهینه سازی فرآیندهای مدیریت فعالیت های تجاری تجاری منحصراً با هدف افزایش کارایی ظرفیت های تولید و افزایش فروش خواهد بود.
وقتی صحبت از ساختار بودجه می شود، در اینجا تأکید بر بهبود کیفیت کار کارکنان در خود سازمان است. به عنوان مثال، بهینه سازی فرآیند آموزشی یا بهینه سازی مجموعه آموزشی (پیش دبستانی، مدرسه، دانشگاه) به عنوان یک کل باید با هدف بهبود روش های تدریس، جذب متخصصان و معلمان بسیار ماهر، تغییر ساختار برنامه درسی باشد. ویژگی های تدریس به منظور به حداکثر رساندن بازده دانش آموزان. در اینجا، نکته این است که فرآیند یادگیری را برای دانش‌آموزان آسان‌تر، ساده‌تر و واضح‌تر کنیم، اما در عین حال، ضریب کارایی باید در همان سطح باقی بماند یا حتی افزایش یابد.
روش
ناگفته نماند که برای دستیابی به اهداف و مقاصد تعیین شده، ابتدا لازم است مجموعه ای از فعالیت های مرتبط ایجاد شود کهبه طور مستقیم در به دست آوردن نتیجه مطلوب در پایان کمک خواهد کرد. برای این کار، روش‌های مناسبی برای بهینه‌سازی فرآیندها در سطوح مختلف در حال توسعه است. به عبارت دیگر، برای رسیدن به آنچه می‌خواهید، باید به راه‌هایی فکر کنید که از طریق آن می‌توان به این خواسته دست یافت.
به طور طبیعی بسته به جهت فعالیت یک شرکت یا سازمان خاص، روش های بهینه سازی فرآیندهای کاری در هر شرکت خاص متفاوت است. اما به طور کلی، راه‌های مختلف برای بهبود کارایی در عملکرد شرکت‌های ساختارهای مختلف صنعتی همچنان در حوزه‌های اولویت یکسانی در توسعه هدف قرار می‌گیرند.
- روش حذف - حذف آن دسته از عوامل خارجی و داخلی بازتولید را که به عنوان مانع و مانع عمل می کنند و مانع افزایش سودآوری شرکت می شوند، فراهم می کند.
- روش ساده‌سازی - شامل کاهش سطح پیچیدگی در ساختار فرآیند تولید (فروش، آموزشی، تدارکات) با پراکنده کردن مقدار اصلی کار در بخش‌ها و بخش‌های جداگانه است.
- روش استانداردسازی - با معرفی برنامه‌های جدید، فناوری‌های نوآورانه، تکنیک‌ها، محصولات، مؤلفه‌ها و مراحل اساساً متفاوت در ترویج گردش کار مشخص می‌شود.
- روش کاهش به دلیل نیاز به کاهش تولید، منابع، نیروی کار، مازاد و هزینه های مالی است.
- روش شتاب - نیاز به کاهش تلفات زمانی و همچنین معرفی یک موازی را فراهم می کند.مهندسی، شبیه سازی، طراحی نمونه سریع و اتوماسیون گردش کار.
- روش تغییر - شکست خورده ترین زمینه هایی که روند تولید را کند می کنند باید با موارد اساساً جدید، مؤثر و کارآمد جایگزین شوند. مواد بی کیفیت باید با یک محصول خوب جایگزین شود، یک تکنیک غیر موثر باید با یک دستگاه عملیاتی موثر جایگزین شود.
- روش تعامل - همه کارها در شرکت باید در یک تیم کاملاً هماهنگ و متحد با یک هدف و ایده واحد انجام شود. تعامل کارکنان در سطوح مختلف تابعیت سلسله مراتبی و کار مولد مشترک به تحقق اهداف و مقاصد تعیین شده برای کارکنان به عنوان یک کل کمک خواهد کرد.
برای درک اینکه چگونه می‌توانید به بهینه‌سازی سیستم‌ها و فرآیندها در اولویت‌ترین حوزه‌های فعالیت دست پیدا کنید، لازم است در مورد هر یک از آنها با جزئیات بیشتری صحبت کنید.
در کنترل
تصمیم گیری مهمترین مؤلفه مجموعه مدیریت در هر شرکتی است، خواه تولیدی، تجاری یا بودجه ای. هر گونه بهینه سازی فرآیندها در سازمان به نحوی مستلزم دخالت عامل انسانی است. چگونگی ایجاد فرآیند کار و نحوه تعامل منابع انسانی در این فرآیند، تعیین کننده بهره وری کل شرکت است. مدیریت خوب طراحی شده و توانایی اجرای روش های کارآمد عملکرد در کل فرآیند مدیریت نه تنها باعث بهینه سازی می شود.ساختار روابط بین کارکنان، بلکه برای افزایش سودآوری شرکت به عنوان یک کل.
بنابراین، از چه روش هایی می توان برای دستیابی به بهره وری مدیریت به عنوان ابزار اصلی مدیریت یک سازمان استفاده کرد؟
- اطمینان از مدیریت آسان - هرچه ساختار تعامل و تبعیت سلسله مراتبی برخی از کارکنان نسبت به سایرین ساده‌تر باشد، همه فرآیندها به طور کلی سریع‌تر و پربارتر پیش خواهند رفت.
- معرفی پیشنهادهای جدید برای افزایش شاخص های کیفی محصولات تولیدی در سیستم مدیریت موجود.
- کمک به کاهش شاخصی مانند وابستگی شرکت به مؤلفه انسانی - به معنای انتقال به سیستم‌های کار خودکار.
- استقرار اجباری کنترل بر نتایج شرکت و همچنین تجزیه و تحلیل بعدی سودآوری آن بر اساس ارزیابی عوامل خاص.
- به حداقل رساندن هزینه ها و هزینه ها در بخش هایی که منطقی ترین آنهاست.
- تقسیم برنامه ریزی شده و منطقی مسئولیت ها و اختیارات مربوطه بین بخش های عملکردی شرکت.
- بررسی کامل برای تکرار وظایف مشابه انجام شده توسط بخش های مختلف به منظور جلوگیری از توزیع غیر منطقی زمان کاری و مسئولیت های عملکردی.
هدف اصلی از بهینه سازی فرآیندهای مدیریتی چیست؟ این واقعیت که یک برنامه اقدام برای معرفی روش های تولیدی وحذف فعالیت های ناکارآمد به شما این امکان را می دهد که هزینه های شرکت را به طور کلی کاهش دهید، بدون اینکه به منافع کارکنان لطمه ای وارد شود.
در حال تولید
قاعده اساسی یک شرکت سودآور و تولید کارآمد، افزایش تفاوت بین هزینه تولید یک محصول و قیمت فروش آن است. یعنی اگر ما به طور خاص در مورد یک شرکت تولیدی صحبت می کنیم، تمام هدف کار در اینجا این است که اطمینان حاصل شود که قیمت محصول نهایی هزینه های مربوط به تولید آن را توجیه می کند. و هر چه تفاوت بین هزینه و هزینه بیشتر باشد، تولید سودآورتر و پربارتر در نظر گرفته می شود (البته در شرایطی که قیمت یک واحد محصول نهایی بالاتر از هزینه های لازم برای ساخت آن باشد).
چگونه می توان فرآیندهای تولید را بهینه کرد؟ چه روش هایی برای افزایش اثربخشی آن استفاده می شود؟
- تجدید ساختار سیستم حسابداری بهای تمام شده جزء اساسی و اصلی فرآیند بهینه سازی است. تنها یک رویکرد شایسته و صحیح برای بازآموزی و توزیع مجدد هزینه ها می تواند تولید را به سطح جدیدی برساند.
- محاسبه و تجزیه و تحلیل هزینه جاری تولید - ما در مورد محاسبه بهای تمام شده مواد اولیه، دستمزد کارکنان شرکت، پرداخت خدمات آب و برق، استهلاک تجهیزات و غیره صحبت می کنیم.
- تغییر چرخه تولید - شناسایی لحظات بحرانی در چرخه تولید و حذف عواملی که مانع فرآیند می شوند.
- مدرنیزاسیونتجهیزات - جایگزینی تجهیزات کار قدیمی و کاملا مستهلک شده با تجهیزات فنی جدید باعث افزایش چند برابری راندمان در تولید می شود.
- افزایش ظرفیت تولید - گسترش تولید به عنوان پایه ای برای افزایش سودآوری بنگاه بر اساس کسب فرصت های جدید عمل می کند.
- اتوماسیون گردش کار - با کاهش هزینه پرداخت دستمزد به کارکنان اضافی استخدام شده، مدیریت یک کارخانه تولیدی این فرصت را دارد که مقدار قابل توجهی در پول پس انداز کند.
- شناسایی لیست بهینه مواد خام خریداری شده - تجزیه و تحلیل ذخایر واقعا ضروری که توسط شرکت برای تولید محصول نهایی به دست می آید، به شناسایی مناطق منحصرا اولویت (دسته های پرفروش) کمک می کند. و روی آنها تمرکز کنید.
- به حداقل رساندن زباله - برای بهینه سازی هزینه ها، استفاده از مواد قابل بازیافت، استفاده از امکانات بازیافت، دور ریختن زباله هایی که برای بازیافت و استفاده مجدد کاملاً مناسب است، ضروری است.
- ساخت پست برق خود - شرکت های بزرگ مبالغ هنگفتی را صرف تامین برق کارگاه ها می کنند. ساخت نیروگاه توزیع خودمان این امکان را فراهم می کند که این هزینه ها را به حداقل ممکن کاهش دهیم. با این حال، باید توجه داشت که چنین فرصت هایی فقط برای تولیدکنندگان بزرگ ذاتی است.
در تجارت
شرکت‌های تجاری و همچنین شرکت‌های تولیدی در تلاش برای افزایش خود هستند.بهره وری به منظور جذب سرمایه گذاری های کلان و افزایش سود خالص حاصل از فروش. بهینه سازی کسب و کار تجاری عمدتاً در مراحل روش شناختی زیر آشکار می شود:
- سازمان صحیح برنامه ریزی؛
- پیش‌بینی و تحقیقات بازار؛
- اشغال جایگاه مناسب در بازار کالا و خدمات؛
- شناسایی نیازهای یک خریدار بالقوه؛
- جایگزینی تامین کنندگان زیان آور با تامین کنندگان با اولویت بالاتر؛
- خرید انحصاری کالاهای بازپرداخت؛
- تحریک تقاضای اضافی (تبلیغات)؛
- گسترش محدوده محصول (بسیار منطقی)؛
- قیمت گذاری صحیح؛
- بهبود بازاریابی و فروش محصول.
تجاری، مانند هیچ شرکت دیگری، اساساً با هدف کسب درآمد و کسب سود است. بنابراین، بهینه سازی فرآیندهای فروش مستقیماً در جهت افزایش سودآوری یک شرکت تجاری است.
در آموزش
موسسات آموزشی پیش دبستانی و مهدکودک ها، به عنوان موسسات بودجه ای، از روش های محافظه کارانه برای انجام فرآیند آموزشی کمتر از ساختارهای غیر دولتی رنج می برند. در اینجا معلمان باید نه با محصولات مادی تولید نهایی، بلکه با دانش، مهارت ها و توانایی هایی کار کنند که می توانند و باید در ذهن نسل جوان بگذارند. سطح دانشی که امروزه سیستم آموزشی آموزشی فعلی ارائه می کند به طور طبیعی تنظیم شده استGOST های موجود و قوانین تجویز شده. اما آموزش امروز چقدر موثر است؟ و افزایش کارایی فرآیند آموزشی به چه چیزی بستگی دارد؟
بهینه سازی فعالیت های آموزشی اغلب با هدف:
- فعال کردن کانال های ادراک - پذیرش اطلاعات خاص توسط کودکان و جذب فعال آن؛
- توسعه مجموعه ای از اقدامات برای جلب توجه بیشتر کودکان به فرآیند آموزشی و یادگیری مهارت های جدید؛
- معرفی جدیدترین روش های آموزشی که باعث افزایش مشارکت کودکان در فرآیند آموزشی می شود؛
- استفاده از مثال های تصویری برای تجمیع سریع اطلاعات دریافتی و توانایی تفکر انجمنی؛
- استفاده از تست عملیاتی؛
- کودکانی که در آماده سازی مستقیم برخی از جنبه های درس شرکت می کنند؛
- مدیریت زمان کارآمد.
از جمله موارد دیگر، بهینه سازی کار مربیان در مهدکودک ها با بهبود مستمر مدارک آنها، تکمیل دانش خود با جدیدترین ایده ها و ویژگی های تدریس در موسسات پیش دبستانی حاصل می شود. فقط یک معلم شایسته و واجد شرایط می تواند اطلاعات را به طور صحیح، قابل فهم و درست در رشد کودکان قرار دهد. و این به نوبه خود هدف اصلی هر مهدکودکی است.
در آموزش
الزامات برای بهینه سازی فرآیندهای آموزشی مدرسه و آموزش پس از مدرسه کم نیست. معلمان مدارس آموزش عمومی و اساتید دانشگاه حتی بیشتر از معلمان مؤسسات پیش دبستانی به گواهینامه مجدد نیاز دارند. چیآیا جنبه های اساسی بهینه سازی فعالیت های معلمان و مدرسان در کلاس درس وجود دارد؟
- برای اطمینان از درک اولیه صحیح از مطالب آموزشی کار کنید - برای اینکه دانش آموزان (دانش آموزان) به مطالب ارائه شده توسط معلم علاقه مند شوند، معلم باید سخت کار کند و در مورد چگونگی بهبود ارائه یک برنامه فکر کند. موضوع جدید. به هر حال، این میزان مشارکت دانش‌آموز در فرآیند کار است که تعیین می‌کند او چگونه مطالب را در آینده یاد می‌گیرد.
- آسان سازی دانش اکتسابی - صرف توانایی انتقال موضوع درس به مخاطبان سخنرانی برای ریشه دواندن دانش در ذهن دانش آموزان کافی نیست. بنابراین معلم (معلم) موظف است تمرینات عملی خود را با نمایش اجباری مثال های آسان، ساده و قابل فهم بسازد. این امر توانایی دانش آموزان را برای به خاطر سپردن اطلاعات جدید دریافتی بسیار افزایش می دهد.
- به کارگیری مهارت های اکتسابی - انجام انواع آزمایش ها در کارگاه ها یا تکالیف در قالب استفاده خلاقانه از دانش کسب شده، تکنیکی موثر در بهینه سازی مرحله تثبیت در تسلط بر موضوع تلقی می شود.
هدف اصلی از بهینه سازی فرآیند آموزشی، ارائه با کیفیت مطالب توسط معلم و استفاده بهینه از توانایی های او برای افزایش کارایی دانش آموزان در جذب اطلاعات جدید است.
در تدارکات
مراکز لجستیکی بزرگی که در حمل و نقل، حمل و نقل محموله و ارتباط با پیمانکاران شرکت دارند نیز به اقدامات اجباری برای بهینه سازی فرآیندهای لجستیکی نیاز دارند. او چه کار می کندکارگردانی شده است؟
- برنامه ریزی عملیات بر اساس نسبت زمان و شاخص های مالی با تمرکز بر شعار "زمان پول است".
- استفاده فعال از آخرین فناوری‌های اطلاعات - استفاده از لپ‌تاپ‌های جمع‌وجور و سایر ابزارها برای برقراری ارتباط با شرکت‌های حمل‌ونقل، حمل‌ونقل‌ها، مشتریان.
- محاسبه سیستماتیک منابع مالی و نیروی کار برای حمل و نقل کالا از نقطه A به نقطه B بر اساس ارزیابی سودآوری و سودآوری چنین حمل و نقلی.
- به حداقل رساندن خطرات در حین حمل و نقل، ایجاد سیستم استهلاک در صورت آسیب رساندن به محموله به دلیل تقصیر حامل یا فورواردر.
- به حداقل رساندن خطر آسیب به محموله به دلیل شرایط دما یا زمانی (خرید سردخانه ها، رعایت قوانین نگهداری محموله در قالب کالاهای فاسدشدنی).
در سازمان
بهینه سازی فرآیندهای فناوری ارتباط بسیار نزدیکی با کار سازماندهی مناسب در کل سازمان دارد. اثربخشی عملکرد آن بستگی به نحوه ساخت ساختار سازمانی شرکت دارد. و با توجه به اینکه ساختار شرکت کاملاً مبتنی بر کارکنان و وظایفی است که آنها انجام می دهند، مهمترین وظیفه سازمانی هر شرکتی بهینه سازی پرسنل است. این موارد عبارتند از:
- کاهش هزینه کارفرما برای اطمینان از فعالیت نیروی کار؛
- افزایش صلاحیت واقعی کارکنان؛
- اتوماسیون کار - جایگزینی کار فیزیکی با ماشین؛
- خلاص شدن از شر کارکنان ناکارآمد - کوچک کردن؛
- بهبود سیستم مدیریت پرسنل.
در اینجا فقط فهرست کوتاهی از نکاتی است که در سازماندهی مجدد مدیریت پرسنل اساسی هستند. اما آنها منعکس کننده جنبه های کلیدی هستند که به دستیابی به هدف اصلی بهینه سازی فرآیندهای سازمان در سازمان - به حداقل رساندن هزینه ها کمک می کند.
