"جلسه" چیست؟ خود این کلمه از "شورای"، "veche" به زبان پروتو-اسلاوی آمده است. در آن دوران باستان، منتخبان، معمولاً عاقل ترین و با تجربه ترین نمایندگان جامعه، جلسه را سازماندهی می کردند. هدف آن بحث در مورد یک موضوع یا مشکل خاص و اتخاذ تصمیماتی بود که قرار بود یا مشکلی را که به وجود آمده بود حل کند یا نظم عمومی را تنظیم کند.
فرهنگ توضیحی V. D. Dmitriev معنای کلمه نامگذاری شده را به شرح زیر آشکار می کند:
جلسه
جلسه شماره،
s.، استفاده شده است مقایسه اغلب
مورفولوژی: (نه) چی؟ جلسات، چرا؟ ملاقات، (ببینید) چه؟جلسه، چه؟ جلسه در مورد چی در مورد جلسه؛ چی؟ جلسات، (نه) چی؟ جلسات، چرا؟ جلسات، (ببینید) چه چیزی؟ جلسات، چی؟ جلسات در مورد چه؟ درباره جلسات
1. یک جلسه، جلسه ای است از چند نفر برای بحث در مورد مسائل کاربردی و تجاری با هم.
جلسه کوتاه و مهم. صبح،جلسه فوری جلسه روسای ادارات برای ساعت 10 مقرر شد. نشست نمایندگان محافل تجاری در مسکو برگزار شد.
2. نشست سطح بالا در مطبوعات، نشست رسمی و تجاری سران کشورها نامیده می شود.
3. در عمل قضایی، جلسه را گفت و گوی بسته هیئت منصفه یا قضات می گویند که در آن شکل حکم متهم تعیین می شود.
در پایان مناظره، دادگاه برای مشورت بازنشسته شد.
جلسه - اتلاف وقت، یا ابزاری موثر برای کار با کارکنان؟ چه کسی تصمیم می گیرد چه کسی، چه زمانی و برای چه هدفی در جلسه شرکت کند؟ بیایید سعی کنیم به این سؤالات و سؤالات دیگر پاسخ دهیم.
هدف رویداد
جلسات چندین هدف را دنبال می کنند:
- در طول آن تبادل و انتقال اطلاعات وجود دارد. سخنرانان داستان خود را بیان می کنند و به بقیه شرکت کنندگان اطلاع رسانی و آموزش می دهند.
- در طول گزارش و مناظره، تمامی موقعیت ها یا فرآیندها توسط حاضران در جلسه ارزیابی می شود. معیارهای ارزیابی در حال تنظیم هستند.
- برای یک رهبر، یک جلسه می تواند جایگزین همه رویه های ارزیابی شود، زیرا از رفتار یک زیردستان و واکنش های او می توان برای قضاوت در مورد شایستگی و مشارکت او استفاده کرد.
- تعدیل شایسته اقدامات و اتخاذ تصمیمات و اقدامات موثر.
رئیس تصمیم می گیرد
چه کسی در جلسه شرکت خواهد کرد، دفعات و مدت جلسات و همچنین اینکه هدف آنها چیست، رئیس تصمیم می گیرد.
بستگی به سوال یا مشکلی دارد که باعث نیاز شده استبرگزاری جلسات به عنوان مثال، مدیر نیاز به یک تصمیم جمعی - تصویب بودجه. او یک ایمیل به همه کارکنانی که باید در جلسه شرکت کنند با محتوای تقریبی ارسال می کند:
- نمایندگان (لیست پستی) و همچنین کارکنان کلیدی از یک سازمان شریک دیگر در جلسه شرکت خواهند کرد؛
- موضوع - تخصیص بودجه برای دوره؛
- مکان - اتاق جلسه بزرگ؛
- تاریخ و زمان - 2018-10-11، شنبه، شروع 13:00، پایان 13:50؛
- فهرست موارد دستور کار، مسئول سخنرانی، محدودیت زمانی برای هر موضوع در پیوست.
انواع و انواع جلسات
جلسات یک ابزار مدیریت قدرتمند است. در میان آنها متمایز است:
- رسمی و غیر رسمی؛
- عملیاتی، نهایی، مشکل ساز؛
- صنعتی، قضایی و غیره؛
- بر اساس سطح: طبقه فروشگاه، رهبری، سران کشورها و موارد مشابه؛
- جلسات بسته و باز؛
- آموزشی، اطلاع رسانی، توضیحی؛
- طبق روش ارتباطی: شرکت مستقیم در جلسه، انتخابگر، ویدئو کنفرانس و غیره.
کارآمدی جلسه به سازماندهی جلسات بستگی دارد. باید ساختار شرکت، ویژگی های تعامل کارکنان، روش های ارتباطی، استخدام هر یک از شرکت کنندگان، نیاز به حل مسائل و ارتباط آنها را در نظر بگیرد.
عملیاتی، نهایی و مشکل ساز
کار تیمی موفق یعنی ثابتتعامل همه پیوندها با دریافت بازخورد. برای انجام این کار، به عنوان یک قاعده، جلسات عملیاتی در ابتدای روز کاری برگزار می شود. "تجاوز جنسی"، "پنج دقیقه"، "جلسات گلایدر"، "لتوچکی" - اینگونه به آنها می گویند.
کارگاه با حضور کارکنانی که توسط سرپرست فوری تعیین می شوند برگزار می شود. فهرست موضوعات مورد بحث استاندارد است: نتایج روز گذشته، تعیین اهداف برای امروز و غیره. چنین جلساتی مدت کوتاهی دارند. آنها به طور منظم برگزار می شوند که از قبل به همه شرکت کنندگان اطلاع داده می شود.
جلسات پایانی برای بحث در مورد مقدار زیادی از کار تشکیل می شود. ممکن است:
- دوره زمانی: فصل، ربع، سلطنت و غیره؛
- تکمیل طرح، پروژه، کار.
تدارکات دقیقی برای چنین جلساتی در حال انجام است. برای شرکت در جلسه در مورد موضوع نهایی از قبل دعوت می شود. شرکت کنندگان توسط رهبر منصوب می شوند. او همچنین فهرستی از مواد لازم برای اجرای موفق را مشخص می کند. زمان هم برای هر اجرا و هم به طور کلی تنظیم می شود. جلسه ضبط می شود. همه شرکت کنندگان باید با محتویات پروتکل آشنا باشند.
جلسات مشکل در صورت لزوم سازماندهی می شوند، به عنوان یک قاعده، اینها شرایط فورس ماژور، موقعیت های برنامه ریزی نشده هستند. مسئول حل مشکل شما را به شرکت در جلسه در مورد موضوع پیش آمده دعوت می کند. شرکت کنندگان توسط رهبر منصوب می شوند. زمان تعیین نشده است. در نتیجه جلسه، راه حلی برای مشکل ایجاد می شود، تجزیه و تحلیل علل وقوع انجام می شود،فهرستی از اقدامات پیشگیرانه در حال ایجاد است. ورود به سیستم الزامی است.
دعوت
«لطفاً در جلسه در مورد موضوع … شرکت کنید» - معمولاً متن دعوت نامه اینگونه خوانده می شود. در مرحله بعد باید موضوع اصلی، تاریخ، مکان، زمان شروع و پایان جلسه را مشخص کنید. سپس مواردی را که در جلسه مطرح می شود فهرست کنید. و افراد مسئول را برای هر مورد علامت گذاری کنید. ذکر محدودیت زمانی برای صحبت در مورد هر یک از سؤالات اضافی نخواهد بود. سوالات به ترتیب اهمیت راه حل مرتب شده اند.
اشتباهات احتمالی جلسه
همه کسانی که در جلسه شرکت می کنند مسئول برگزاری موفق و کارآمد آن هستند. ما اشتباهات معمول مشارکت، سازماندهی و رفتار را فهرست می کنیم:
- غیبت، نارسایی، عدم دقت در تدوین هدف جلسه؛
- آمادگی ناکافی؛
- غیبت یا بی توجهی به مقررات؛
- رسمی کردن، بدون نیاز به جلسه؛
- اعلان نابهنگام، زمان ناکافی برای آماده سازی.
کاهش کارایی جلسات و تاخیرهای رایج.
روش اجرا
هر جماعت دارای:
- موضوع هدف آن است، مسائل و مشکلات مورد بحث.
- هدف کسانی هستند که در جلسه شرکت خواهند کرد، مردم.
انتخاب روش هدایت بستگی به این دارد که موضوع و مفعول چیست. ما موارد اصلی را لیست می کنیم:
- گزارش؛
- مبادلهاطلاعات یا نظرات؛
- طوفان فکری;
- بحث.
